Données. Simples. Correctes.

L’importance des données de base d’articles prend de l’importance à l’ère de la numérisation. Elles jouent un rôle de plus en plus important, aussi bien pour les partenaires commerciaux que pour les consommateurs. Dans l’entreprise, des données de base cohérentes et complètes facilitent tous les processus le long de la supply chain, assistent la vente sur tous les canaux de distribution et représentent la base du commerce électronique ou mobile. En retour, les consommateurs accèdent par Internet ou avec leur smartphone à des informations relatives au produit fiables et complètes. À ce stade, la qualité des données de base d’articles peut décider si une décision d’achat naît de l’intérêt pour un produit.

Toutes les données sont correctes et actuelles partout
Aujourd’hui, les données de base d’articles sont souvent encore échangées sur une base bilatérale, de manière individuelle et non structurée entre les entreprises. Cela génère non seulement de grandes dépenses, mais c’est aussi une source importante d’erreurs potentielles en raison du traitement non automatisé. Si les informations de base relatives au produit sont envoyées avec des erreurs, cela peut provoquer rapidement des retards dans les processus de commande, de livraison et de facturation. Dans ce contexte, les avantages du Global Data Synchronisation Network (GDSN) géré par GS1 sont évidents: il peut assister de façon automatisée l’échange de données de base entre toutes les parties prenantes avec ses pools de données. Le GDSN de GS1 est un réseau global de pools de données basé sur un standard inter-secteurs de GS1. Il trouve son origine dans une initiative des Nations Unies et il est le réseau indépendant le plus répandu dans le monde pour l’échange de données entre les entreprises. Aujourd’hui quelques dizaines de milliers d’entreprises industrielles et commerciales utilisent le GDSN. Fin juillet 2017, environ 44 000 GLN et 24,1 millions de GTIN étaient enregistrés dans le GDSN.

Le GDSN permet aux parties connectées la synchronisation sûre et en continu de données. De cette manière, les données de base dans les systèmes propres aux entreprises peuvent toujours être maintenues à jour. La condition à cela est l’actualisation en continu du côté des fournisseurs. Via le GDSN, des données sont propagées dans le monde dans les langues correspondantes et selon les directives légales en vigueur dans le pays respectif. 29 des pools de données certifiés par GS1 pour le GDSN sont en réseau, de sorte que l’émetteur et le destinataire peuvent échanger des données de base indépendamment du pool de données. Souvent, les pools de données GDSN offrent aussi à leurs clients la possibilité de publier des données de base via des processus manuels ou à l’aide de fichiers Excel. Les entreprises connectées sont automatiquement informées en temps réel des modifications, dans la mesure où elles ont un droit d’accès aux données respectives. Ceci garantit que le fournisseur et le client puissent utiliser les mêmes données. Le résultat comporte des processus d’affaires impeccables et aussi une plus grande satisfaction du client final. La gestion systématique des données de base est également un fondement important de l’Efficient Consumer Response (ECR). On entend par là l’orientation cohérente de la chaîne de livraison vers les souhaits actuels des consommateurs finaux.

 Les entreprises profitent à plusieurs égards de l’utilisation du GDSN:

• • Les entreprises commerciales reçoivent des informations actuelles et fiables relatives au produit
• • L’exclusion de processus manuels réduit le taux d’erreurs
• • Faibles durées de gestion des données et coûts de distribution réduits
• • Lancement très rapide et simple de nouveaux produits
• • Compliance efficace pour les entreprises des secteurs Denrées alimentaires et Santé publique
• • Raccordement et publication sur le pool de données national trustbox

Avec le GDSN, les fournisseurs et les fabricants peuvent échanger non seulement des données de base d’articles,mais aussi des informations élargies relatives aux produits, comme des photos, des vidéos ou des recommandations de consommateurs. La livraison de données est possible dans plusieurs formats courants ou sous Excel, selon le pool de données. Ceci peut être effectué via une liaison machine- vers-machine basée sur l’EANCOM ou l’XML de GS1, ou bien la saisie de données est effectuée via un portail Internet du gérant respectif du pool de données. Les pools de données GDSN satisfont tous aux mêmes standards. L’identification de l’adresse s’effectue via le Global Location Number (GLN) et on utilise le Global Trade Item Number (GTIN) pour l’identification de l’article. L’échange via plusieurs pools de données est possible grâce au Global Registry de GS1, qui permet en tant que registre central de localiser les données d’articles et d’entreprises dans les pools de données à travers le monde. On s’assure ainsi par l’utilisation de standards et de processus de contrôle adaptés que les données de base sont toutes classées selon un schéma identique.

En quelques étapes jusqu’à la connexion GDSN
Pour utiliser les possibilités du GDSN et échanger par lui des données, les entreprises ont besoin des conditions suivantes:

• • Licence pour un numéro de base GS1 (GCP, Global Company Prefix) comme base de la clé d’identification univoque (GLN, GTIN, SSCC, etc.)
• • Contrat avec un pool de données certifié par GS1
• • Système de gestion des stocks qui peut exporter ou importer des données de base d’articles
• • Alternative: utilisation d’un portail Internet ou remplissage de modèles Excel s’ils sont soutenus par le gérant du pool de données

Au sein du réseau GDSN et de son flux de données, seuls quelques processus nécessitent une intervention de la part des fournisseurs et/ou des destinataires de données. Pour le commerce de détail suisse, le groupe spécialisé Données de base a défini les processus essentiels et les a décrit dans la publication «Processus GDSN Suisse». Le document fait office de recommandation de meilleure pratique pour l’échange électronique de données de base via le GDSN. Les processus peuvent diverger selon le pool de données ou la gestion des informations relatives au produit utilisée.

Introduire le changement à temps et accompagner les collaborateurs
La mise en place de ce type de processus structurés autour des données de base d’articles et de leur échange est un projet qui ne se laisse pas limiter à des opérations purement techniques. Au contraire, il est décisif pour la réussite de l’introduction que les nouveaux déroulements soient compris, acceptés et soutenus par toutes les parties prenantes. Les employés devront modifier certaines des méthodes de travail rodées et habituelles jusque-là, ou ils devront en apprendre d’autres totalement nouvelles. C’est pourquoi une planification précoce et complète du projet est à conseiller pour la gestion du changement. Les collaborateurs concernés doivent être régulièrement informés des progrès des travaux et quand c’est possible intégrés dans le processus de modification. Les résistances et les incertitudes pourront être atténuées avec des formations sur les nouveaux déroulements de processus. GS1 Suisse est heureuse de vous assister dans la préparation et la mise en application avec une large offre de formations ou d’assistance individuelle.

Joachim Heldt