Rund um die Uhr

Für die optimale medizinische Versorgung muss der innerbetriebliche Materialfluss die Verfügbarkeit sämtlicher Mittel wie Personal, Betten, Medikamente, OP-Besteck, Speisen, Wäsche, Dokumente usw. sicherstellen.

Facetten der Spitallogistik
Im Krankenhaus laufen verschiedene Logistikprozesse ab. Diese lassen sich in zwei Gruppen unterteilen. Die unterstützende Logistik im medizinischen Bereich beinhaltet Patientenlogistik, Produktlogistik (Arzneimittel, Sterilgüter und medizinische Produkte), Laborlogistik, Daten- und Dokumentenlogistik und die Entsorgung von Sondermüll. Zur Gruppe der unterstützenden Logistik im nichtmedizinischen Bereich zählen die Speiselogistik, Wäschelogistik, Bettenlogistik, Verwaltung, Postverkehr und die Entsorgung von Abfall. Die drei Hauptfaktoren Personal, Kosten und Sicherheit tragen zur steigenden Bedeutung der Spitallogistik bei, auch wenn diese teils konträr zueinander erscheinen, wie Kostensenkung bei gleichzeitiger Erhöhung der Sicherheit.

Personalfaktor
Das wertvolle und oft knappe Fachpersonal soll durch eine reibungslose Logistik von den zeitaufwendigen, nur wenig Mehrwert generierenden Routinearbeiten befreit werden. Dringend benötigte Mitarbeitende für die Patientenpflege dürfen ihre Zeit nicht mit lästigen Hol- und Bringdiensten vergeuden, da diese kaum der Kernkompetenz des gut ausgebildeten Personals entsprechen.

Kostenfaktor
Der Kostendruck zwingt Spitäler zur Effizienzsteigerung. Im Rahmen einer Umfrage gaben über 90 Prozent der befragten Klinikverantwortlichen an, dass die Transportkosten den grössten Kostenblock innerhalb der gesamten Logistik darstellen (Quelle: Studie Krankenhauslogistik 2008, Logo-Team). Die Mehrheit der Befragten schätzt das Optimierungspotenzial auf 10–20 Prozent der bisherigen Logistikkosten, was etwa 5 Prozent der Spitalgesamtkosten entspricht.

Sicherheitsfaktor
Logistik bedeutet immer auch die physische Verschiebung von A nach B. Dieser Prozess birgt Risiken, denn auf dem Transportweg können Güter beschädigt, kontaminiert sowie vertauscht werden oder zu spät am Bestimmungsort ankommen, was unter Umständen fatale Folgen für den Patienten haben kann. Heute können spezielle Applikationen für sensibles Material sowie Behälter mit moderner RFID-Technologie helfen, die Sicherheit zu erhöhen. Dasselbe gilt auch für GS1 Identnummern hinsichtlich der Nachverfolgung und Zuordnung von medizinischen Gütern oder Medikamenten.

Analyse der Prozesse
Die strategische Planung einer Logistiklösung sollte immer mit einer genauen Analyse aller Prozesse beginnen. Wer sind die Beteiligten (Sender, Empfänger)? Welche Abläufe gibt es? Welche Transportwege werden wie oft zurückgelegt, und welche Dokumente oder Waren müssen bewegt werden?

Basierend auf der Auswertung einer solchen Analyse sind die Spitäler gefordert, Optimierungspotenzial zu identifizieren sowie Massnahmen zur Effizienz- und Qualitätssteigerung einzuleiten. Oft bedeutet dies die Automatisierung von Routineaufgaben im Bereich Transport, wie die tägliche Bewegung von Speisecontainern oder Eilsendungen von Laborproben. Weitere Rationalisierungsmöglichkeiten bestehen in der automatisierten Arzneimittelverwaltung sowie in der nachvollziehbaren Versorgung mit Medikamenten mittels Barcodes.

Herausforderungen, kritische Erfolgsfaktoren
Will ein Spital seine Logistik modernisieren und somit zugleich seine internen Prozesse optimieren, muss es sich mit verschiedenen Rahmenbedingungen auseinandersetzen.

Organisation
Eine sorgfältige Bedürfnisabklärung bei allen Beteiligten ist ein für den Erfolg einer Logistiklösung entscheidender Erfolgsfaktor, denn kaum ein Bereich im Spital betrifft so viele verschiedene Stationen und Personen wie die interne Logistik. Ob Arzt oder Apothekerin, Pflegefachfrau oder Laborant, Lager- oder Verwaltungsmitarbeitende – alle Funktionsbereiche sind abhängig von einer gut funktionierenden Ressourcenversorgung. Effiziente Abläufe zwischen OP und Sterilgutaufbereitung sind genauso unabdingbar wie zwischen Apotheke und Bettenstationen. Eine Transportmatrix, die alle Netzwerkbeziehungen aufzeigt, ist daher für jede Klinik bei Projektbeginn unerlässlich.

Wirtschaftlichkeit
Zweifellos stellen neue Installationen einen Kostenfaktor bei der Einführung dar. Bei der Gesamtrechnung darf man aber die relativ kurze Amortisationszeit, die nahezu 24-Stunden-Verfügbarkeit automatisierter Systeme und den wegfallenden Aufwand für manuelle Transporte nicht vergessen. Ein Beispiel: 480 Botengänge mit einer Laufzeit von je 5 Minuten ergeben 40 Stunden pro Tag und somit bei einem 8-Stunden-Tag bereits 5 Vollzeitstellen. Durch Automatisierung liesse sich dieser Personalaufwand entscheidend reduzieren. Auswertungen belegen, dass sich eine Rohrpostanlage zur Beförderung von Medikamenten und Laborproben bereits nach drei Jahren amortisiert. Ein schienengebundenes Materialflusssystem in der Düsseldorfer Kinderklinik erzielte Einsparungen von 275 000 Euro im Jahr und ersetzte neun Boten.

Räumlich-bauliche Vorgaben
Oft scheuen Spitäler den Schritt hin zu einem modernen Transportsystem mit dem Hinweis auf die alte Bausubstanz, die einen Umbau nicht zulasse. Dabei besteht der Vorteil neuer Logistiklösungen eben gerade in ihrer Eignung, sich gegebenen Strukturen anzupassen. Moderne fahrerlose Transportsysteme für die Beförderung von Speise- oder Wäschecontainern erkennen Hindernisse dank Lasernavigation und scannen Gebäudekonturen, um ihren vorprogrammierten Weg vollautomatisch zu finden, egal wie alt das Gebäude ist.

Mensch und Maschine
Wer Neues einführen will, muss Mitarbeitende vom Nutzen überzeugen. PC-gesteuerte Transportsysteme erleichtern die krankenhausinterne Administration heute erheblich. Die schlanke Wartung und somit die Zuverlässigkeit der Geräte überzeugen das Personal rasch. Intuitiv zu bedienende und gut lesbare Anzeigen von Sende- und Empfangsstationen einer automatisierten Transportanlage wie beispielsweise für Arzneimittel sorgen für schnelle Akzeptanz.

Patientenwohl
Bei allen internen Herausforderungen darf nicht vergessen werden, dass eine optimierte Logistik letztlich dem Patienten dienen muss. Schneller Transport von Laborproben bedeutet weniger Zeitverlust und besseren Service. Durch die Befreiung von Botengängen bleibt dem Personal mehr Zeit für die Pflege der Patienten.

Eine Ausstattung der Transportbehälter mit RFID-Transpondern ermöglicht es, jederzeit festzustellen, wo sich die für den Patienten bestimmten Güter befinden. Die Medikamentenlogistik in Krankenhausapotheken sorgt dafür, dass patientenspezifische Einzeldosen automatisch und zeitgerecht zur Verfügung gestellt werden und dank Barcode-Identifikation (GS1-128) folgenschwere Verwechslungen nahezu ausgeschlossen sind.

Schienenverkehr für Hochwertiges
OP-Besteck ist teuer, es muss daher vor Beschädigungen geschützt werden und hohe Verfügbarkeit bzw. hohe Umlaufzeiten aufweisen. Optimierungspotenzial bietet hier ein innerbetriebliches Transportsystem, bei dem ein spezieller Sterilgutbehälter auf einem Schienennetz, montiert an Decken oder versteckt hinter Wänden, für schnelle Beförderung zwischen OP und Sterilisationsraum sorgt. Eine flexible Streckenführung erlaubt den Einsatz auch in komplexen Gebäudestrukturen, rund um die Uhr, geräuscharm und platzsparend. Minimale Manipulationsmöglichkeiten des Behälters während des Transports verringern Verlust und Kontamination. Das GS1 System gewährleistet hier die eindeutige Rückverfolgung im Prozess.

Wie von Geisterhand
Dass fahrerlose Transportsysteme dank Lasernavigation Container mit bis zu 500 Kilogramm wie von Geisterhand sicher und selbstständig durch die Gänge manövrieren, sollte heute zum Standard in einem effizienten Klinikalltag gehören. In Holland verlangt eine gesetzliche Verordnung, dass bei solchen Transporten eine strikte Trennung zwischen sauberen und schmutzigen Sendungen erfolgt und diese nicht miteinander in Berührung kommen dürfen.

Die eigens hierfür entwickelte Logistiklösung «Waste Removal System» sorgt dafür, dass gebrauchte Instrumente, Sondermüll oder verschmutzte Wäsche über abgeschirmte Schleusen direkt und automatisch speziellen Containern zugeführt werden, die anschliessend durch fahrerlose Transporter (Automated Guided Vehicles) abgeholt werden.

«Die fahrerlosen Transportsysteme haben sich aufgrund ihrer Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sehr bewährt», so Peter Lang, Gesamtprojektleiter Klinikneubauten am Universitätsklinikum Leipzig. Aufgrund positiver Erfahrungen mit anfänglich sechs Fahrzeugen im Jahr 2003, welche das Klinikum mit 450 Betten versorgten, hat man sich drei Jahre später zu einer umfassenden Erweiterung des Systems entschlossen.

Etablierte Technologie mit neuem Schwung
Obwohl die ersten Rohrpostsysteme bereits vor über 100 Jahren installiert wurden, verzeichnet diese Technologie beständige Zuwachsraten. Allein das Logistikunternehmen Swisslog hat weltweit über 12 000 Systeme installiert. Eines der neusten und innovativsten Spitäler Norwegens, die Universitätsklinik St. Olavs, verlegte über 15 Kilometer Rohrpostleitungen.

«Für den täglichen Nachschub an Verbrauchsmaterial sowie für alle dringenden Transporte von Proben, Transfusionsprodukten und Medikamenten verlassen wir uns auf das Rohrpostsystem von Swisslog», so Bjorn Bakken, Logistics Manager am St. Olavs Hospital.

Im Spitalbereich werden die Systeme vornehmlich für den Transport sensibler Güter eingesetzt. Die Anlage wird für die Beförderung von Gewebeproben vom Operationssaal ins Labor oder von Blutkonserven von der Apotheke auf die Intensivstation genutzt. Aber auch Medikamente können so schnell auf die Stationen gelangen. Bei einer Geschwindigkeit von 8 Metern pro Sekunde (30 km/h) und einem 24-Stunden-Betrieb ist eine Produktivitätssteigerung garantiert.

In den Kappen der Rohrpostbüchsen befindet sich jeweils der Transponder. Der Identifikationsträger gibt Auskunft über das Transportgut, an welchem Punkt des Streckennetzes sich die Rohrpostbüchse befindet und welches Ziel sie hat. Die Informationen werden in der Datenbank der Rohrpoststeuerung gespeichert und sind direkt abrufbar. Der Verlust einer Sendung ist somit ausgeschlossen. Die Sendungen sind jederzeit auffindbar.

Die Steuerung erfolgt mittels PC, wodurch auch eine Vernetzung zu bestehenden Personensuchanlagen (PSA) möglich wird. So wird beispielsweise in der Hirslanden Klinik St. Anna in Luzern der Empfänger über jede neue Lieferung in einer für ihn bestimmten Rohrpostbüchse via PSA informiert. Der kumulierte Aufwand aller logistischen Tätigkeiten belief sich auf elf Vollzeitstellen, wie eine Analyse vor Einführung der Lösung ergab. Die gewonnene Zeit kommt den Patienten zugute.

Individuelle Zugriffsberechtigungen, Fernwartung, auslaufsichere Transport-hülsen, die eine Kontaminierung zu 100 Prozent ausschliessen, und RFID-unterstützte Leerbüchsenverwaltung sind heute integrierter Bestandteil einer Logistiklösung mit Rohrpostsystem.

Optimierungspotenzial entschlossen umsetzen
Trotz steigendem Kostendruck, knappen Personalressourcen und der Einsicht, dass die interne Logistik einen relevanten Teil der Spitalgesamtkosten darstellt, fehlt es hierzulande noch an entschlossener Umsetzung des Optimierungspotenzials. Praxisbeispiele bestätigen, dass technisch ausgereifte Systeme zur Automatisierung verfügbar sind und dass effizientere Transportabläufe auch den innerbetrieblichen Prozessen als Ganzes zugute kommen. Schenkt man dem Patienten «Logistik» genügend Aufmerksamkeit, wird er den Spitälern helfen, den steigenden Anforderungen hinsichtlich Mitarbeiterentlastung und Patientenbetreuung gerecht zu werden.

Gabriele Bornemann

Weitere Informationen
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Tel. +41 (0)62 837 41 41
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www.swisslog.com

Swisslog Healthcare Solutions ist eine weltweit agierende Anbieterin von integrierten Logistiklösungen für Spitäler. Die Leistungspalette umfasst die Automatisierung des hausinternen Materialtransports sowie die Verwaltung und Distribution von Arzneimitteln inklusive Verpackung in patientenspezifische Einzeldosen. Die Swisslog-Lösungen ermöglichen den Spitälern, ihre Logistikprozesse zu optimieren, um die Reaktionsfähigkeit und die Qualität der Serviceleistungen zu steigern sowie die Kosten zu minimieren. Auf die langjährige Erfahrung von Swisslog verlassen sich Kunden in mehr als 50 Ländern.