IT-Einsatz im Spital
Ohne Informatik geht nichts – auch im Spital. Auf dem Weg zu eHealth sind Informations-und Kommunikationstechnologien (ICT) unerlässlich. Eine Umfrage gibt Aufschluss über den Umsetzungsstand.
Ein grosses Thema in der Medizininformatik ist die Interoperabilität von medizinischen Applikationen und damit die Vernetzung von Systemen im Rahmen einer Prozessoptimierung.
Die Berner Fachhochschule Technik und Informatik hat von Februar bis Mai 2009 mit einer Umfrage in Schweizer Spitälern zu eruieren versucht, wie der Stand der Dinge heute im Gesundheitswesen im Bereich der Spitallogistik aussieht. Dr. Jürgen Holm, der Leiter der Umfrage, erläutert die Erkenntnisse.
GS1 network: Welches Ziel hatte diese Umfrage?
Dr. Jürgen Holm: Eine Momentaufnahme zu machen, wie die heutigen Beschaffungsprozesse in den Spitälern und die dahinterliegende Stammdatenhaltung aus Sicht der IT aussehen. Ebenso wollten wir in Erfahrung bringen, welche kurz-und mittelfristigen Trends die Experten aus der Spitallogistik sehen und welche Konzepte zur Prozessoptimierung sie für realisierbar halten.
Wer war der Auftraggeber?
Für uns lag es nahe, einen Sponsor aus dem Logistikbereich zu gewinnen. Die Galexis AG, eine Unternehmung der Galenica Gruppe, war an diesem Thema sehr interessiert. Eine zukünftige Supply Chain aufzubauen vom Grosshandel zum Spitallager, womöglich noch weiter bis zum Bett und wieder zurück zum Grossisten, wäre natürlich eine Win-win-Situation für alle Beteiligten. Eine Aufnahme der heutigen Situation war damit im direkten Interesse des Sponsors.
Wie repräsentativ ist diese Umfrage?
Wir haben Spitäler aus der Deutschschweiz angeschrieben, die mindestens 100 Betten haben. In 17 Spitälern, die für den Einkauf (Pharma, Verbrauchsmaterial, Medizintechnik) für mehr als 40 Spitäler verantwortlich sind, konnten wir ein Interview durchführen. Damit haben wir einen guten Einblick gewinnen können, wie das elektronische Beschaffungswesen in der Deutschschweiz ausgebaut ist.
Was lässt sich zum Thema Beschaffungswesen feststellen?
Wir haben die drei Bereiche Pharma, Verbrauchsmaterial und Medizintechnik separat angeschaut. Diese drei Bereiche sind in den Spitälern für sich genommen schon unterschiedlich weit bezüglich Reifegrad elektronischer Prozessintegration. Ganz klar führend ist der Pharmabereich, an zweiter Stelle folgt der Bereich Verbrauchsmaterial. Beide Bereiche sind heute mit modernen ERP-Systemen weitgehend ausgerüstet, die schwerpunktmässig für die interne Lagerbewirtschaftung genutzt werden – da hört dann aber der Einsatzbereich der Software auf. In der Medizintechnik läuft meist alles noch über Excel-Tabellen. Ein weiterer Unterschied ist klar zwischen privaten und öffentlichen Spitälern zu verzeichnen. Die privaten Spitäler sind deutlich weiter in der Umsetzung der elektronischen Beschaffungsprozesse als die öffentlichen, die im Bereich Verbrauchsmaterial meist deutlich abfallen. Das Wort «chaotisch» hätte hie und da sogar Platz gehabt. Dies aus Gründen meist fehlender Unterstützung aus dem Managementbereich, was dann zu einem «freien Einkauf» aller führt. «Ich weiss erst, was bestellt wurde, wenn ich die Rechnung auf dem Tisch habe» oder «In 15 Abteilungen stehen 12 verschiedene Blutdruckmessgeräte» sind die frustrierten Aussagen von Personen, die für den Zentraleinkauf verantwortlich sind. Ein generelles Problem ist auch das ärztliche Personal, das sich häufig nicht an Prozessvorgaben hält und eigenwillig einkauft. Die Verantwortlichen des Zentraleinkaufs verstehen zwar, dass die Ärztinnen und Ärzte entscheiden müssen, welche Produkte benötigt werden, schliesslich sollen sie damit arbeiten, aber der Einkauf sollte lieber den Profis überlassen werden. Jedoch wurde auch darauf hingewiesen, dass selbst dies nicht immer so einfach zu gestalten ist. Häufig werden Forschungsarbeiten der Ärztinnen und Ärzte von der Industrie finanziert. Das macht die Organisation des Zentraleinkaufs nicht einfacher, gehört aber selbstverständlich bei den Berechnungen von Einkaufspreisen als «Mehrwert» für das Spital dazu.
Wie aktuell sind die Stammdaten der untersuchten Spitäler?
Dies ist eine der Kernfragen! Denn die eben beschriebenen Reifegrade hängen direkt mit der Qualität der Stammdaten zusammen – vorausgesetzt, das Management hat überhaupt erkannt, dass das elektronische Beschaffungswesen einen wesentlichen Beitrag zur Prozessoptimierung im Spital leisten kann. Je besser die Qualität der Stammdaten, desto besser ist die Umsetzung des elektronischen Beschaffungswesens. Seit einigen Jahren ist im Pharmabereich der «Galdat» im Umlauf, der mittlerweile eine Substitution durch den «Hospindex» erfährt, der eine verbesserte Variante mit zusätzlichen logistischen und intelligenten Elementen zur Verordnungslogik bereitstellt. Von der Möglichkeit, diese Daten als umfassende Dienstleistung mit regelmässigen Updates zu beziehen, können die Segmente Verbrauchsmaterial und Medizintechnik nur träumen. Aber auch beim «Galdat» kehrt langsam die Einsicht ein, dass eine solche Dienstleistung Geld kostet. Wer sich mit der Pflege umfangreicher Stammdaten beschäftigt, weiss, was das bedeutet. Wenn dann noch logiangaben gefunden werden können. Obgleich durchaus brauchbare Lösungen in den Spitälern angeboten werden (GS1, Medical Columbus), scheint es für diese Firmen schwierig zu sein, die benötigten Einnahmen aus dieser Dienstleistung zu generieren. Dies ist allerdings nur schwer zu verstehen und unterstreicht die mangelnde Unterstützung seitens des Managements. Stammdatenbewirtschaftung als Kernkompetenz des Zentraleinkaufs kann nicht die Zukunft sein! Die unbefriedigende Datenqualität, die sich trotz grossen Aufwands mit der Zeit einschleicht, bremst viele nachfolgende Prozesse, deren Optimierung und Umsetzung die eigentlichen Kernaufgaben der Logistik sein sollten.
Wieweit hat die IT-Technologie ganz generell in den Schweizer Spitälern Einzug gehalten?
Wie bereits angesprochen, sind ERP-Systeme weit verbreitet. Das ist schon einmal eine gute Voraussetzung für zukünftige Prozessoptimierungen. Die IT im Spital ist jedoch ein komplexes Thema: Wir finden auf allen horizontalen Stufen wie z.B. Leistungserbringer oder Administration verschiedenste Informationssysteme, die darauf angewiesen sind, dass Daten miteinander ausgetauscht werden. Stammdaten aus der Logistik spielen für das gesamte Haus eine wichtige Rolle. Beim Verordnen der Medikamente, dem Erfassen des Verbrauchsmaterials, der Leistungsabrechnung usw. müssen qualitativ hochwertige Stammdaten zur Verfügung stehen. Daher ist das Stammdatenmanagement eine prioritäre Aufgabe, die kritisch ist für eine funktionierende Vernetzung der Systeme im Spital. Häufig finden wir jedoch in den Häusern ganz unterschiedliche Quellen der Stammdaten, sie werden unabhängig voneinander gepflegt und das häufig «per Hand», was nicht nur erhebliche Kosten verursacht, sondern auch Inkompatibilitäten beim gelöst werden muss. Es stehen einfach zu viele wichtige Veränderungen im Gesundheitswesen an, als dass wir uns solche Dinge noch leisten könnten.
Wo – in welchen Bereichen eines Spitals – besteht der grösste IT-Nachholbedarf?
Wie angedeutet, muss ein zentrales Stammdatenmanagement etabliert werden. Meines Erachtens sollte dies als Dienstleistung eingekauft werden, damit man sich auf die Kernaufgaben konzentrieren kann. Und das bedeutet die Integration der verschiedenen Informationssysteme nicht nur auf horizontaler Ebene, sondern auch in vertikaler Richtung mit dem Ziel, ein funktionierendes Unternehmensinformationssystem aufzubauen. Erst dann kann das Management des Spitals jederzeit wichtige Entscheidungsgrundlagen abrufen, was bei den kommenden Herausforderungen immer wichtiger werden wird. Ich nenne nur: die freie Spitalwahl, die Einführung stationärer Fallpauschalen (DRG) und die Offenlegung von Daten und Qualitätsindikatoren oder die Einführung einer Gesundheitsakte aller Menschen in der Schweiz, die als eHealth-Strategie des Bundes bekannt ist. All diese Faktoren haben mit der IT des Spitals zu tun, indem sie die Effizienzsteigerung der Prozesse unterstützen müssen. Wer dies verkennt, wird in naher Zukunft schnell das Nachsehen haben.
Wie steht es mit der Akzeptanz der IT-Technologie durch das Spital-personal? Gibt es Widerstände?
Immer weniger. Allerdings kommt es sehr auf die Perspektive an: Wird IT installiert, um noch mehr zu dokumentieren, zu kontrollieren oder administrieren, ist der berechtigte Unmut gross. IT muss bestehende Prozesse, Patientenpfade und Workflow intuitiv unterstützen, muss dem Leistungserbringer bei seinen Entscheidungen mit Informationen zur Seite stehen, muss den Zugriff jederzeit auf alle relevanten Daten zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort in der richtigen Art und Weise präsentieren. Sie sehen schon: auch da gibt es noch viel zu tun … Und viele dieser Aufgaben haben mit der richtigen Vernetzung, mit Stammdaten und Datenfluss zu tun.
Welche Firma bietet Ihrer Erfahrung nach die ausgereifteste Technologie an?
Diese Frage lässt sich nicht so einfach beantworten. Jeder Softwarehersteller arbeitet zugleich auch an der Nachfolgeversion. Es gibt immer nur Momentaufnahmen zu sehen, die sich in ein paar Monaten geändert haben können. Was in der Umfrage jedoch zum Vorschein kam bezüglich verbreiteter ERP-Systeme, so haben sich Navision, SAP und Nexus (Hospis) recht weit bei den interviewten Spitälern etabliert. Unzufrieden sind alle, wechseln will kaum jemand … Das sagt doch schon einiges.
Wie geht es weiter? Sind weitere Umfragen geplant?
Ja, wir planen, alle zwei Jahre diese Umfrage in ähnlicher Form zu wiederholen, damit wir Entwicklungen erkennen können. Für uns an der Berner Fachhochschule sind diese Erkenntnisse sehr wichtig, um unsere Forschung und Lehre zeitgemäss und zukunftsgerichtet gestalten zu können. Insbesondere erhoffen wir uns, dass wir in der Branche mit der Umfrage eine Diskussion lostreten können. Dies war auch ein Ziel, als wir die Umfrageergebnisse auf der Healthcare-Value-Chain-Day-Tagung zu Beginn dieses Jahres vorstellten.
Die Fragen stellte Bernhard Stricker.