Perfekt im Griff
In der Schweiz stehen Logistikimmobilien mit einem Versicherungswert von über 37 Milliarden Franken. Rund 60 Prozent dieser Gebäude befinden sich im Eigentum der Nutzer. Logistikimmobilien sind Spezialliegenschaften, die gezielt auf eine Nutzung hin gebaut werden und dementsprechender Immobilienkompetenz bedürfen.
(ps) Über 60 Prozent der Gebäude sind 30 Jahre alt oder älter. Daher werden in Zukunft vermehrt Instandhaltungsstrategien erforderlich sein. Im Fokus von Geschäftsleitung und Verwaltungsrat stehen hingegen Neubauprojekte, während die Bewirtschaftung des Bestandes auf eine Minimierung der liegenschaftsbezogenen Kosten reduziert wird.
Im heutigen Immobilienmanagement sollte unbedingt die effiziente Bewirtschaftung des Gesamtbestandes ins Zentrum rücken: Erhaltung und optimale Nutzung unter Berücksichtigung der Bedürfnisse der Nutzer, den Vorstellungen der Unternehmung entsprechend und mit üblicherweise begrenzten finanziellen Möglichkeiten.
Handlungsfelder
Dieser Beitrag zeigt eine Übersicht über die wesentlichen Handlungsfelder und gibt exemplarische Hinweise auf die Vielfalt möglicher Umsetzung.
Bei der Professionalisierung des Immobilienmanagements werden folgende Handlungsfelder verfolgt:
- Organisationsstruktur: Bildung der nötigen Ressourcen und Strukturen für die langfristig ausgerichtete Bewirtschaftung; angepasst an die Grösse der Unternehmung und des Immobilienbestandes.
- Führungsund Steuerungsinstrumente: Aufbau von verlässlichen Informationen zu den eigenen Immobilien nach betriebswirtschaftlichen und immobilienwirtschaftlichen Regeln, welche allen Beteiligten ihren Aufgaben entsprechend zur Verfügung stehen.
- Finanzierungsstruktur: Schaffung von Transparenz bezüglich Kosten und Wert der Immobilien zur ökonomisch fundierten Planung von Massnahmen und Steuerung.
- Strategie: Formulieren von klaren Zielsetzungen für die Immobilien und deren Management in Abstimmung mit den strategischen Geschäftszielen der Unternehmung.
Je nach Grösse des Immobilienportfolios ist die Umsetzung der Handlungsfelder ein längerer Prozess. Die Aufzählung stellt dazu keine Hierarchie oder Reihenfolge dar. Wesentlich ist nicht der Startpunkt, sondern die koordinierte Bearbeitung der einzelnen Handlungsfelder. Einzige Voraussetzung: die Sicht auf das Ganze nicht zu verlieren.
Organisation: Rollen und Aufgaben im Immobilienmanagement
Ein möglicher Startpunkt ist die organisatorische Gestaltung des Immobilienmanagements. Dieses grundlegende Handlungsfeld wird hier exemplarisch kurz ausgeleuchtet. Dabei ist die folgende Gliederung hilfreich, welche die wesentlichen Rollen und Aufgaben im Immobilienmanagement spezifiziert.
Für jede Liegenschaft trägt ein «Eigentümer» die Verantwortung. Er legt das Budget fest, bestimmt die Nutzung und plant die Investitionen. Zudem formuliert er die Aufträge an die «Bewirtschafter», welche den operativen Betrieb gewährleisten. Ihr Aufgabenspektrum lässt sich wiederum gemäss Grafik 1 in Teilaufgaben gliedern.
Ziel der Bewirtschaftung ist, mit limitiertem Aufwand einen maximalen Wert für die Nutzer zu erzielen. Auch diese Nutzer haben – ähnlich wie Mieter – ihre Pflichten, wie die sorgfältige Nutzung oder die stabile Planung ihrer Bedürfnisse. Je nach Modell wird eine Entschädigung für die Nutzung als direkte Miete oder über eine interne Verrechnung fällig.
Umsetzung: Grösse der Unternehmung als zentrales Element
Die aufgeführte Gliederung ist ein nützliches Gerüst für das Verständnis von Rollen und die Regelung der Zusammenarbeit. Im konkreten Fall kann sie aber sehr unterschiedlich umgesetzt werden. So hat diese «klassische Lösung» den Aufbau einer grossen Organisation mit vielen Beteiligten zur Folge. Die Mehrzahl der Immobilieneigentümer im Logistikbereich sind jedoch eher zu klein, um eine spezialisierte Immobilienorganisation aufzubauen. Nur grössere Unternehmen haben die nötige Masse, um von Skaleneffekten zu profitieren und Spezialisierungen zu bilden. Strukturbildendes Element für die Organisation im Bereich Immobilien ist somit primär die Grösse bzw. der Immobilienanteil der Unternehmung.
Bei kleinen Betrieben sind in der Regel die notwendigen Kompetenzen durch die Geschäftsleitung und eventuell eine Fachstelle für ausgewählte Dienste abzudecken. Unter der Voraussetzung von klaren strategischen Vorgaben zu den Immobilien kann je nach Fragestellung (z.B. Neubauthematik mit Verwertung des Altbestandes) externes Expertenwissen abgerufen werden.
Je grösser ein Unternehmen, desto eher empfiehlt sich eine Zentralisierung und Spezialisierung innerhalb der Firma. Ein Corporate Center als verantwortliche Stelle auf Stufe der Geschäftsleitung sichert die Kalkulation und die Bewirtschaftung der Immobilien nach einheitlichen Grundsätzen und koordiniert die wichtigsten Planungen.
Eine weitere Stufe bildet die Schaffung einer zentralen Dienstleistungseinheit für das umfassende Corporate Real Estate Management im Unternehmen. In der Regel erfolgt hier die Bewirtschaftung und Nutzung aller Immobilien auf Basis einer Nutzungsund Managementvereinbarung mit den Geschäftsbereichen. Bei sehr grossem Immobilienbestand bietet sich die Auslagerung der Immobilien in eine eigene Einheit an. Diese beschafft und sichert Raum und Flächen für das Kerngeschäft aller Geschäftsbereiche, welche dabei als Mieter/Nutzer auftreten. Beispiele dazu bilden in der Schweiz die «Immobilien Post» und die «SBB Immobilien».
Es gibt heute viele Unternehmen im Logistikbereich, welche punktuell in einzelnen Handlungsfeldern, zum Beispiel in der Liegenschaftsrechnung, dem Flächenmanagement oder der Organisation, sehr viel geleistet haben. Damit haben sie eine Basis für die Anpassung der Strukturen geschaffen. Ihre Lösungen bieten weiteren Logistikern die Chance, von den Erfahrungen der «Pioniere» zu profitieren.
Patrik Schmid