Cloud-Invoicing: No paper – no pain
Egal ob Elektronikartikel, Kleidung, Schuhe oder Büroartikel – Waren aller Art haben im Internet eine ortsunabhängige Präsenz erhalten. Der Konsument kann sie jederzeit von zu Hause oder aus dem Büro bestellen, und die Rechnung kommt aus der Wolke.
(aw) Im Gegensatz zum Innovationsgrad dieser Geschäftsmodelle laufen die administrativen Prozesse heute noch genauso ab wie in Versandgeschäften der 50er- und 60er-Jahre. Zwar nutzen inzwischen fast alle Unternehmen für bestimmte Geschäftsprozesse die Unterstützung von IT-Systemen. Auch Cloud-Services, also webbasierte Lösungen, erfreuen sich immer grösserer Beliebtheit.
Der Human Computer wird’s richten
Doch wenn es um die Erstellung und Archivierung von Rechnungen geht, dominieren heute noch herkömmliche Verfahrensweisen wie der klassische Postversand. Selbst bei grösseren Start-ups begegnet man hinter den Kulissen unzähligen Praktikanten, die versuchen, mit unzureichenden Systemen und Excel-Sheets ordentliche Rechnungen, Reports und prüfungssichere Archive zu erstellen. Skalierbare Geschäftsmodelle benötigen deshalb auch administrative Systeme, die mindestens in gleicher Qualität und Schnelligkeit erweiterbar sind wie das Grundgeschäft.
Jährlich werden in Europa mehr als 30 Milliarden Rechnungen auf herkömmlichem, also papierbasiertem Weg geschrieben, verschickt und verwaltet. Laut der aktuellen E-Invoicing- Marktstudie von Bruno Koch, Wil (www.billentis.com), verursacht eine Rechnung beim Versender Kosten von gut 11 Euro. Eine Eingangsrechnung schlägt beim Rechnungsempfänger sogar mit 17,60 Euro zu Buche. Das gesamtwirtschaftliche Sparpotenzial liegt demnach bei fast einer Billion Euro.
Rechnungsstellung aus der Wolke
Vollelektronische Rechnungen, die ohne Medienbrüche übertragen werden, sind nur in digitalen Netzwerken von Unternehmen möglich. So wie unstrukturierte Dokumente, Briefe und andere Nachrichten zunehmend über soziale Netzwerke ausgetauscht werden, werden sich innerhalb der nächsten fünf bis zehn Jahre im Internet auch globale Business-Netzwerke etablieren. Im Gegensatz zu den heutigen sozialen Netzwerken werden sie aber auch den barrierefreien Austausch strukturierter Dokumente – wie zum Beispiel Angebote, Rechnungen und Gutschriften – einfach, zuverlässig, sicher und international gewährleisten. Wir bezeichnen diese Geschäftsvorfälle bereits heute als Cloud-Invoicing.
Rechnungen werden direkt auf einer Plattform zwischen Lieferanten und Kunden ausgetauscht; dadurch wird die für die Übergabe des Dokuments benötigte Zeit extrem verkürzt, denn in einem Cloud-Invoicing-Netzwerk greifen Sender und Empfänger auf das gleiche Dokument zu. Neben dem Austausch des Dokuments bieten die Betreiber von Geschäftsnetzwerken die rechtssichere Archivierung mit verschiedenen Export-Schnittstellen sowie weiterführende Prozesse wie Stornos, Gutschriften und auch automatische Mahnungen an.
Abo-Commerce – der neue Trend
Vor dem Hintergrund der gezeigten Entwicklungen erlebt die Wirtschaft derzeit eine weitere Herausforderung. Als industrieübergreifender Trend zeichnet sich ab, dass die grosse Zukunftschance des E-Commerce nicht in einmaligen Transaktionen oder fixen Monatsgebühren liegt, sondern in subscriptionbasierten Geschäftsmodellen mit wiederkehrenden und nutzungsabhängigen Umsätzen. Vor allem im Bereich von digitalen Produkten und internetbasierten Services führt kein Weg mehr an subscriptionbasierten Geschäftsmodellen vorbei. Abo-Commerce ist allgegenwärtig – ob Spotify, Maxdome, Salesforce, Symantec oder Glossybox.
Um solche neuen Geschäftsmodelle erfolgreich umsetzen zu können, benötigen Unternehmen eine administrative Lösung, die den Lebenszyklus der Subscriptions einschliesslich Upgrades und Downgrades, Trials und Freemium und auch der Abrechnung von Partnern automatisch managen und abwickeln kann. Um zu einer solchen Lösung zu gelangen, stehen Unternehmen prinzipiell drei Optionen offen:
Enterprise-Ressource-Planning-Systeme (ERP)
Unternehmen, die bereits ein ERPSystem zur Provisionierung von komplexen Onlineprodukten einsetzen, könnten dieses unter Umständen auch zur Abrechnung von Subscriptions und verbrauchsabhängigen Services nutzen. Da ERP-Systeme darauf ausgerichtet sind, physische Ressourcen zu verwalten, nicht aber digitale Produkte, sollten die Möglichkeiten des Systems vor einer Ausweitung sorgfältig geprüft werden. Unternehmen, die noch kein ERP-System im Einsatz haben, werden zur alleinigen Subscription- Abrechnung in der Regel kein ERP-System einführen.
Eigenentwicklung
Eigenlösungen bieten den Vorteil, dass sie auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden können. Sie haben allerdings den grossen Nachteil, dass ihre Entwicklung und Pflege sehr teuer ist und sie dennoch nicht mit den rasanten Entwicklungen des Marktes mithalten können. So werden sie schnell zum Bremsklotz des Vertriebs. Eine Eigenentwicklung lohnt sich daher meistens nur dann, wenn die Anforderungen entweder sehr einfach oder sehr spezifisch sind.
Subscription-Billing-Spezialanbieter
Aufgrund der funktionalen Komplexität von Subscriber-Verträgen und anderen hoch skalierbaren Geschäftsmodellen auf der einen sowie der hohen Marktnachfrage auf der anderen Seite haben sich in den letzten Jahren in den USA Spezialanbieter von Subscription- Billing-Lösungen etabliert. Viele dieser Anwendungen sind cloudbasiert und ermöglichen, die Administration und Vertragsgestaltung von Abonnementservices und hoch skalierbaren Geschäftsmodellen digital abzubilden und flexibel zu verwalten.
Flexibel abrechnen und verwalten
Mit Cloud-Invoicing wird es nun auch für Start-ups und mittelständische Unternehmen möglich, die Vorteile von Subscriber-Modellen zu nutzen und diese professionell, vollautomatisch und gleichzeitig flexibel abrechnen und verwalten zu können. Ende 2012 hat Marcus Ross mit Team Europe Ventures die 9Cookies GmbH in Berlin gegründet (www.9cookies.com). Das Unternehmen bietet cloudbasierte Point-of-Sale-Services an. Marcus Ross zum Thema: «Unser Geschäft ist hoch skalierbar, und wir werden schnell wachsen und international expandieren. Wir brauchen daher eine Administration, die ebenso schnell erweiterbar ist. Das ist bei monatlich wiederkehrenden Rechnungen mit verschiedenen Tarifen, Verbrauchsdaten, Rabatten und Provisionen nicht ganz einfach. Für uns kam eine Eigenentwicklung nicht infrage – unsere Entwickler sollen sich auf unser Produkt konzentrieren. Wir setzen Pactas.Itero für unser Vertragsmanagement, das Payment und die wiederkehrende Rechnungsstellung ein.»
Es spricht also nicht nur für den Sparsinn eines Unternehmers, sondern auch für seine gesellschaftliche Umsicht und ökologische Verantwortung, jetzt mit Cloud-Invoicing neue und bessere Prozesse zu etablieren, um nachhaltig zu wirtschaften, neue Wege zu gehen und für die zukünftigen Herausforderungen in den Märkten gewappnet zu sein.
Arthur Wetzel
Pactas
Das Business-Account-Netzwerk Pactas hat sich auf Cloud-Invoicing-Lösungen für Start-ups und mittelständische Unternehmen spezialisiert. Über das Cloud- Computing-Netzwerk Pactas können Unternehmen ihre geschäftliche Korrespondenz online sicher und in Echtzeit organisieren. Dienstleistungs- und Geschäftsprozesse wie die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Rechnungen und Angeboten werden mit Pactas digital abgebildet und können jederzeit vollelektronisch, papierlos, sicher und einfach über das Internet abgewickelt werden. Der Cloud-Invoicing-Service Pactas.Itero ermöglicht, die Administration und Vertragsgestaltung von Abonnementservices und hoch skalierbaren Geschäftsmodellen digital abzubilden und flexibel zu verwalten. Weitere Informationen: www.pactas.com
Zur Person
Arthur Wetzel ist Chief Officer für Vertrieb und Marketing der Pactas GmbH mit Sitz in Frankfurt und Berlin. Er führte bereits die Geschäfte des Webhosters Strato und der VeriSign Inc. in Deutschland, Österreich und der Schweiz und war zuvor Marketingdirektor der ESCOM AG und des Nachrichtensenders n-tv. Arthur Wetzel ist Dozent für Marketing an verschiedenen Privatuniversitäten.