Mit ZUGFeRD zum Erfolg

ZUGFeRD steht für «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland» und ist ein vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitetes branchenübergreifendes, internationales Datenformat für elektronische Rechnungen. Es ermöglicht den strukturierten Datenaustausch zwischen Unternehmen und Behörden ohne vorherige Absprache.

Komplexität reduzieren in der Supply Chain
Der elektronische Geschäftsdatenaustausch (EDI) ermöglicht die papierlose Abwicklung von Geschäftsprozessen und bietet somit Kostenreduktionspotenzial in der Supply Chain. Mit der Beschleunigung und Digitalisierung von Order-to-Cash- und Purchase-to- Pay-Prozessen generieren Unterneh- men zusätzliche Wettbewerbsvorteile und erhöhen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen.

Ein wichtiger Schritt hierfür ist die Einführung der elektronischen Rechnung. Klassisches EDI, mit dessen Hilfe Rechnungen in strukturierten Formaten vollautomatisch versendet, empfangen und weiterverarbeitet werden können, hat sich in der Vergangenheit bewährt. Mit EDI sind sehr viele B2B-Nachrichtenformate (UN/EDIFACT, ODETTE usw.) abbildbar, die unterschiedlichen Standardisierungsorganisationen angehören, wie zum Beispiel UN/CEFACT, OASIS usw. Die Strukturen der B2B-Standardnachrichten wurden im Zuge vieler Initiativen immer umfangreicher und komplexer.

Bei der Entwicklung des ZUGFeRDRechnungsdatenformats war es daher Ziel, ein schlankes Rechnungsformat zu definieren, mit möglichst geringer Komplexität und ohne Branchenspezifika. An der Entwicklung beteiligt waren alle wichtigen Branchenverbände, die Softwareindustrie, die öffentliche Verwaltung, GS1 Germany sowie die PDF Association. Das ZUGFeRD-Format ist für alle Branchen nutzbar und verständlich, international einsetzbar und erfordert keine vorherige Absprache oder individuelle Vereinbarung zwischen den beteiligten Geschäftspartnern.

Eine Einheit: Belegbild und Rechnungsdaten
ZUGFeRD ist das einfachste Datenformat für den Versand von elektronischen Rechnungen. Damit können Rechnungen im PDF/A-3-Format versendet und empfangen werden, einem Format, welches für das menschliche Auge lesbar ist. Die identischen Rechnungsdaten werden mit ZUGFeRD zusätzlich im XML-Format in das PDFDokument eingebettet. Die Rechnung ist dadurch auch maschinenlesbar und kann automatisch verbucht werden. Dem Rechnungsempfänger bleibt es überlassen, die Rechnungsbearbeitung manuell auf Basis des Rechnungsbildes oder maschinell mithilfe der strukturierten Rechnungsdaten vollautomatisch im ERP-System vorzunehmen  «ZUGFeRD verknüpft als Hybridmodell die bildhafte Darstellung des PDF und die strukturierten Inhalte einer Rechnung basierend auf dem international anerkannten Standard Cross Industry Invoice (CII) von UN/CEFACT zu einer einzigen PDF/A-3-Datei», so Dr. Bernd Wild, Leiter des Arbeitspakets 3 «Technische Standards» im FeRD und Vorstandsmitglied der PDF Association.

Mit ZUGFeRD gestaltet sich der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung wesentlich schneller, komfortabler und einfacher. ZUGFeRD lässt sich am besten mit Standard-Softwareprodukten der SEEBURGER AG in die Supply Chain integrieren. Das Format basiert auf dem semantischen Datenmodell der Cross Industry Invoice (CII) UN/CEFACT-Referenzbibliothek unter Berücksichtigung der europäischen Harmonisierung und ist eine internationale Lösung, die bereits heute genutzt wird, da sie mit CII UN/CEFACT auch das EU-Datenmodell abbildet. Die Zielgruppe umfasst alle Unternehmensgrössen von kleinsten Firmen bis zu Grosskonzernen, einschliesslich der öffentlichen Verwaltung.

Internationale Kompatibilität sichern
Zahlreiche Initiativen auf internationaler Ebene fordern ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen, insbesondere bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G, Business-to-Government). Wer zum Beispiel die schweizerische Bundesverwaltung beliefert, muss seine Rechnungen ab dem 1. Januar 2016 elektronisch einreichen, sofern der Vertragswert 5000 Franken übersteigt.

E-Invoicing wird für B2G zum Trend. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU schreibt vor, dass die elektronische Rechnungsstellung von den Verwaltungen ab 2018 verbindlich unterstützt werden muss. Das bedeutet, dass die öffentliche Verwaltung ab diesem Zeitpunkt verpflichtet ist, elektronische Rechnungen anzunehmen und verarbeiten zu können. Für den Bereich des öffentlich- rechtlichen Vergaberechts wird daher ein EU-Datenmodell für grenzüberschreitende Rechnungen gefordert welches vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) erarbeitet wird. Durch ein semantisch einheitliches Datenmodell, das technologieneutral und im Einklang mit internationalen Normen ist, soll ausgeschlossen werden, dass öffentliche Auftraggeber eine E-Rechnung ablehnen.

Die Staaten legen damit die Grundlage für ein einheitliches Rechnungsformat im grenzüberschreitenden Vergaberecht fest. Sie müssen sicherstellen, dass die öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. «ZUGFeRD ist ein Gewinn für alle Beteiligten und ein Schlüssel zur Verschlankung von Geschäftsprozessen und führt zu erheblichen Kosten- und Effizienzgewinnen in Wirtschaft und Verwaltung. Gute Gründe also für alle Beteiligten, sich schon jetzt mit dem Thema elektronische Rechnung zu befassen», erklärt Stefan Engel-Flechsig, Rechtsanwalt und Leiter des FeRD.

ZUGFeRD wurde beim CEN als Vorschlag eingebracht, um die Grundlage bei der Normierung des europäischen Rechnungsstandards zu bilden. Hybride Formate wie ZUGFeRD werden auch international genutzt und vorangetrieben. ZUGFeRD ergänzt zukünftig das geplante internationale Datenmodell für die elektronische Rechnung um weitere elektronische Belegarten von der Bestellung über die Lieferung bis hin zum Empfangsbeleg. Viele Unternehmen und die öffentliche Verwaltung haben die Chancen und den Nutzen bereits erkannt. ZUGFeRD spart zukünftig Kosten und Steuergelder ein, was allen zugutekommt. Mehr Informationen zu ZUGFeRD: www.seeburger.de/zugferd

Rolf Wessel

ZUGFeRD in der Schweiz
(jh) Wir haben Richard Chresta, Leiter EDI bei GS1 Schweiz, zum Einsatz von ZUGFeRD in der Schweiz befragt. Kurz und bündig: PDF nein – XML ja.

GS1 network: Mit ZUGFeRD steht ein E-Invoicing-Standard für Europa zur Verfügung. Kann dieser Standard auch in der Schweiz eingesetzt werden?
Richard Chresta: Die MwSt-Behörde in der Schweiz benötigt für den Vorsteuerabzug einen Originalbeleg. Ein Ausdruck einer PDF-Datei ist somit nicht zulässig. Somit kann das ZUGFeRD-PDF nicht als Papierbeleg für den Vorsteuerabzug verwendet werden. Die ZUGFeRD-XML-Datei hingegen sollte unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften sicherlich als elektronische Rechnung benutzt werden können.

Welche Besonderheiten müssen in der Schweiz beim elektronischen Rechnungsaustausch sonst noch berücksichtigt werden?
Eine elektronische Rechnung benötigt in der Schweiz eine qualifizierte elektronische Signatur.

Wird dieser Signaturzwang fallen?
Aus Sicht der MwSt-Behörde ist die digitale Signatur der einfachste Weg, um die Authentizität und Integrität eines elektronischen Dokuments sicherzustellen. Ich glaube nicht, dass die MwSt- Behörde der Schweiz kurzfristig darauf verzichten wird.