Erfolgsfaktor Standard

Die Redaktion hat für Sie drei Projekte ausgewählt, welche die erfolgreiche Implementierung der GS1 Standards in unterschiedlichen Bereichen beschreiben. Egal ob im Beschaffungswesen, bei der Auszeichnung von Laborproben oder beim Barcodescan im Operationssaal: die Anwendungen zeigen die Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten im Gesundheitswesen.

St. James’s Hospital:
Innovativer Einsatz zahlreicher GS1 Standards
Das St. James’s Hospital ist das grösste Akutspital und Lehrkrankenhaus in der Republik Irland; in seinem Einzugsgebiet leben etwa 300 000 Menschen. Schon seit Jahren werden mit den GS1 Standards Abläufe kontrolliert, effizienter gemacht und analysefähige Datenbestände generiert.

Bereits 2014 ging ein preisgekröntes EProcurement- Projekt live, welches das Beschaffungswesen durch Einsatz der Global Trade Item Number (GTIN) und der Global Location Number (GLN) in der Kommunikation mit Zulieferern weitgehend automatisiert. Im Jahr 2015 startete das RFID-gestützte Tracking von Laborproben auf ihrem Weg vom Operationssaal ins Labor. Dabei identifiziert ein Serial Shipping Container Code (SSCC) die Probe und eine Global Service Relation Number (GSRN) das diese Probe tragende Krankenhauspersonal. Kommt eine Probe nicht innerhalb einer vordefinierten Zeitspanne im Labor an, löst das einen Alarm aus. Mittlerweile kommt dieses RFID-System auch bei den Kunstbeständen des Spitals – sie stammen aus Spenden – zum Einsatz.

Scannen im OP und Rückverfolgung 
Das jüngste Projekt mit dem Namen «Scan for Surgery» erfasst im Operationssaal verwendetes Material und verknüpft die Daten mit denen des Patienten. Früher gab es keine Aufzeichnungen darüber, welches Produkt für welchen Patienten verwendet wurde. Dann definierte im Jahr 2016 eine Steuerungsgruppe, in der auch medizinisches Personal vertreten war, folgende Ziele: Der Barcodescan im Operationssaal soll Rückverfolgung ermöglichen und die Patientensicherheit erhöhen. Er erlaubt die behandlungsund patientenbezogene Kostenanalyse ebenso wie automatische Nachbestellungen, die das Bestandsmanagement verbessern und das klinische Personal von solchen Aufgaben entlasten.

Am Point of Care kommt nun das GHX PowerGate Scansystem mit der GS1 Scanning App zum Einsatz. Der Scan wird vom OP-Personal ausgeführt, bevor das Material verwendet wird. Rund 80 Prozent des Materials tragen bereits einen Barcode. Die hinterlegte Datenbank speist sich aus Datenlieferungen der Zulieferer, welche die GTIN und weiterführende Daten aus dem National Product Catalogue (NPC) einspielen. Die GS1 App wiederum liefert die im OP gescannten Daten ans SAP-System des Krankenhauses. Am Ende der Operation wird die Materialliste geprüft und zusammen mit den Patientendaten gespeichert. Bei Bedarf löst das Spital-SAP Nachbestellungen aus. Für das OP-Personal war der Scanvorgang kein Neuland. Einerseits kannte man das RFID-Tracking der Laborproben, andererseits aber wurden Instrumentensets und Blutprodukte schon bisher vor ihrer Verwendung gescannt.

Kosteneffiziente Entscheidung dank GS1
Das St. James’s Hospital ist das erste Krankenhaus in Irland, in dem eine patientenbezogene Datenerfassung in Echtzeit am Point of Care realisiert wurde und eine individuelle Kostenerfassung ermöglicht. Es kann mittlerweile mehr als 89 Prozent der OP-Kosten individuell seinen Patienten zuordnen. Diese patientenbezogene Abrechnung gehört zu den wichtigsten Programmen im irischen Gesundheitswesen. Mit den verschiedenen Projekten auf Basis von GS1 Standards hat das Spital Zeit und Kosten sowohl in Pflege wie Administration gespart. Die Ausweitung des «Scan for Surgery»- Programms auf alle elf OP-Säle dürfte die Arbeitszeit von 5,5 Pflegefachkräften für andere Aufgaben freimachen. Die mit den Scans gewonnenen Daten erlauben zudem bessere und kosteneffizientere Entscheidungen, welche auch der Patientensicherheit zugutekommen.

St. James’s Hospital
P.O. Box 580 James’s Street
Dublin 8
Ireland
www.stjames.ie

Lancashire Teaching Hospitals:
GTIN optimiert Supply Chain für Operationssäle
Der Lancashire Teaching Hospitals NHS Foundation Trust versorgt in seiner Region mehr als 1,5 Millionen Menschen mit Gesundheitsdienstleistungen. Mit einem Lager- und Bestandsmanagementsystem auf Basis der Global Trade Item Number (GTIN) optimierte die Spitalgruppe ihre Supply Chain und konnte so sparen.

Angesichts des anhaltenden Kostendrucks und des Wunsches, neue und effiziente Arbeitsprozesse zu gestalten, war rasch klar, dass rund um die Operationsräume das grösste Potenzial vorhanden war. Bisher waren öfters Probleme mit dem Lagermanagement aufgetreten. Die Bestände wurden schlecht kontrolliert und es kam wiederholt zu Out-of-Stock-Situationen. Verwaltet wurden die Bestände durch das medizinische Personal und einige wenige Supply-Chain-Fachkräfte. Dies war ineffektiv und ineffizient, ergab öfters auch zu grosse Bestellungen, und eine Rückverfolgung der Produkte war nicht möglich.

GTIN sorgt für bessere Visibilität
In Zukunft wollte die Spitalgruppe eine einheitliche Blickweise auf die anfallenden Kosten erlangen. Es sollte einerseits möglich sein, jedem Patienten,aber auch jeder Operation die jeweils entstehenden Aufwendungen präzise zuzuordnen. Deshalb wurde zusammen mit der Fachfirma Ingenica Solutions für die Operationsräume ein Lagermanagementsystem auf Basis von GS1 Standards implementiert. Das neue System nutzt insbesondere die Global Trade Item Number (GTIN), die auf die meisten Produkte aufgebracht wird. Der Produktscan bei der Einlagerung, Bewegung und Verwendung von Materialien erlaubt die elektronische Erfassung der wesentlichen Daten und ihre Weiterverarbeitung in der Patientenadministration ebenso wie in den Einkaufssystemen.

Dank der verwendeten Standards erlangte Lancashire Teaching Hospitals die Kontrolle über die Prozesse, realisierte Einsparungen und konnte Mitarbeitende fachgerechter einsetzen. Die konsequente Nutzung der GTIN erhöhte die Visibilität und Kontrolle der Lagerbestände. Daraus resultierten geringere Kosten und weniger Materialverschwendung. Die Bestellungen orientieren sich nun am tatsächlichen Verbrauch und erfolgen teilweise vollautomatisch. Das führte zu einer deutlichen Reduktion der Lagerbestände. Mehrere Räume konnten dadurch anderweitig verwendet werden. In der Bilanz der Spitalgruppe waren positive Korrekturen von rund drei Millionen Pfund möglich.

Eine verbesserte Kontrolle ergab sich auch für in Konsignationslagern geführte Implantate, die zu den teuersten verwendeten Einzelprodukten gehören. Die dafür aufgewendeten Kosten sanken und die Wahrscheinlichkeit, dass Implantate nicht eingesetzt wurden, ging zurück. Als besonders effektiv erwies sich ferner, dass die Verantwortung für die Lagerkontrolle vom medizinischen Personal auf Support- Mitarbeitende verlagert wurde. Diese Neustrukturierung setzte beim klinischen Personal über 7100 Arbeitsstunden jährlich frei, die nun der Patientenversorgung zugutekommen.

Nach diesem Erfolg soll die gleiche Lösung jetzt auch im Chorley and South Ribble Hospital sowie dem Royal Preston Hospital eingeführt werden, welche Lancashire Teaching Hospitals übernehmen wird. Zudem tauschen sich Spitalverbünde in der gesamten Region nun lebhafter über solche Schritte aus – nicht nur mit Blick auf die hauseigene Implementierung von GS1 Standards, sondern auch, um übergreifend realisierbare Spar- und Optimierungspotenziale zu erschliessen. 

East Lancashire Hospitals NHS
Casterton Ave
Burnley BB10 2PQ
England
www.lancsteachinghospitals.nhs.uk

Plymouth Hospitals NHS Trust:
GLN steigert Produktivität und Compliance
Im Südwesten der britischen Insel ist der Plymouth Hospitals NHS Trust für die Gesundheitsversorgung von rund zwei Millionen Menschen zuständig. Die Einführung der Global Location Number (GLN) erfüllte der Spitalgruppe gleich mehrere Wünsche
Der direkteste Effekt war, dass Räumlichkeiten rascher auffindbar waren. Allerdings legte die GLN auch den Grundstein für die vom Gesundheitsministerium verfolgte E-Procurement- Strategie. Dank der GLN verwaltet der Trust seine Standorte heute kosten effektiv. Das Liegenschaftsmanagementsystem teilt Informationen jetzt vollautomatisch mit anderen Spitalsystemen. Dank korrekter Ortsinformationen steigerte die Spitalgruppe ihre Produktivität.

Raumidentifikation mit der GLN
Das von Plymouth Hospitals genutzte Immobilienmanagementsystem Micad enthielt 6715 einzelne Orte. Allerdings lag Einiges im Argen: So wurden Regeln für die Raumnummerierung nicht konsistent angewendet. Physisch montierte Raumnummern mussten bei baulichen Veränderungen korrigiert werden. Zuletzt war es schwierig, ohne Gebäudeplan einen bestimmten Raum zu finden. In den zahlreichen Softwaresystemen der Organisation waren zudem unterschiedliche Raumidentifikationen hinterlegt. Diese Datenreplikation wirkte sich negativ aus. Wurde beispielsweise eine Kostenstelle geändert, wurde diese Information nicht automatisch über alle Systeme hinweg synchronisiert.

Deshalb entschied man sich zur Einführung der GLN. Nach dem Erhalt der GLN für die Organisation wurden die einzelnen Nummern in Micad eingespielt, sodass schliesslich jeder Standort, jede Liegenschaft und jeder Raum eine eigene GLN erhielt. Micad speichert zudem Ortsinformationen wie beispielsweise Abteilungszugehörigkeiten, Funktionen oder Budgetcodes. In Zusammenarbeit mit Dakota Healthcare – wie Micad ein Solution Partner von GS1 UK – rüstete sich Plymouth Hospitals mit einer mobilen Druckerlösung aus. Mit Tablet-Computern und der darauf installierten Dakota Healthcare App können die Benutzer jetzt vor Ort Labels drucken, die aus Micad exportierte Daten beinhalten. Das ermöglicht die direkte und einfache Datenkontrolle vor Ort.

Nachdem die nichtklinischen Bereiche mit einer GLN ausgezeichnet sind, steht nun das Labeling der klinisch genutzten Räumlichkeiten auf der Agenda. Anschliessend soll von Seiten der Systemzulieferer eine Compliance erreicht werden. Im angestrebten Endzustand nutzen alle 240 verschiedenen Systeme von Plymouth Hospitals die GLN-Identifikationen einheitlich. Anschliessend sollen diese GLN-Daten in das geplante nationale GLN-Register eingespeist werden.

Dank der Nutzung der GLN erzielte Plymouth Hospitals eine Standardisierung über alle Systeme hinweg und verbesserte deren Interoperabilität. Die Belegschaft gewinnt wertvolle Zeit, wenn Labels mit Barcode an jedem Ort verfügbar sind. Der Scan ersetzt die manuelle Dateneingabe. Die einfachere Raumsuche steigert die Produktivität. Es gibt nun weniger Verwirrung betreffend Ownership und Verfügbarkeit von Räumlichkeiten. Zudem hat der Trust jetzt eine vollständige Liegenschaftsund Räumlichkeiten-Liste, deren Governance auch der in Zukunft nötigen Compliance genügt. Die GLN ist für Plymouth Hospitals ein zentrales Element, um der vom Gesundheitsministerium verfolgten E-Procurement- Strategie nachzukommen. Mit der Einführung der GLN stellt die Spitalgruppe sicher, dass sie den staatlichen Anforderungen für die Compliance mit GS1 Standards genügt.

Plymouth Hospitals NHS Trust
Derriford Road
Crownhill Plymouth PL6 8DH
England
www.plymouthhospitals.nhs.uk

Alexander Saheb