Vier Schritte zum GS1 System
Wer ein neues oder auch nur abgeändertes Produkt auf dem Markt einführen will, muss Vorbereitungen treffen, damit Informationen zum Produkt in standardisierter Form den Geschäftspartnern zur Verfügung gestellt werden. Der Werkzeugkasten des GS1 Systems bietet bewährte Lösungen an.
Die Herstellung und der Vertrieb von Konsumgütern sind durch grosse Vielfalt, starke Arbeitsteilung und internationale Verflechtung geprägt. Zahlreiche Akteure innerhalb eines komplexen Warenflusses haben eine durch vertragliche Beziehungen zugewiesene Rolle innerhalb einer Wertschöpfungskette inne.
Waren, Informationen und Standard
Vereinfacht sieht diese so aus: Der Primärproduzent stellt Rohstoffe bereit und macht sie handelbar. Anschliessend versorgt der Zulieferer den Hersteller mit Rohstoffen oder Halbfabrikaten, ohne diese zu verändern. Der Hersteller verarbeitet die Waren zu Konsumeinheiten und kümmert sich in der Regel auch um die fachgerechte Verpackung auf allen Stufen. Den Transport, die Lagerung und die Auslieferung an den Endverkäufer übernimmt der Logistikdienstleister. Verkauft wird die Ware an der Einzelhandelskasse. Durchschnittlich bewirtschaftet ein Supermarkt bis zu 40 000 Artikel.
Bei Zehntausenden von Produkten spielt die Identifikation eine sehr wichtige Rolle. Viele Fragen, die im täglichen Geschäft auftauchen, könnten ohne eindeutige Identifikation und ohne Unterstützung moderner Datenverarbeitungssysteme nicht mehr beantwortet werden. Was wurde wann und in welcher Menge bestellt oder verkauft? Wie viele Einheiten eines Artikels, aus welcher Losnummer und mit welchem Mindesthaltbarkeitsdatum wurden wann und an welchen Abnehmer verschickt?
Im Zusammenhang mit dem neuen Lebensmittelrecht erhalten die Produkteigenschaften von Lebensmitteln plötzlich eine viel stärkere Bedeutung. So müssen die Lebensmittelverpackungen Angaben über Zutaten und Zusammensetzung enthalten. Deklariert werden müssen Nährwerte, Inhaltsstoffe und Allergene der angebotenen Produkte. Überdies müssen Fragen zum Warenfluss und zur gesetzlich vorgeschriebenen Rückverfolgbarkeit in der Lieferkette jederzeit beantwortet werden können.
Um all die Anforderungen zu erfüllen, sorgen Standards für einen reibungslosen Ablauf, schaffen Sicherheit und sorgen für Transparenz. Die GS1 Standards sind seit 40 Jahren wichtige Bausteine für die Wirtschaft. Sie umfassen Identifikationsschlüssel, standardisierte Datenträger und Kommunikationsstandards. Für die eindeutige Kennzeichnung von Objekten bietet GS1 drei Schlüssel an.
• Der bekannteste davon ist die GTIN (Global Trade Item Number), eine in der Regel 13-stellige Ziffernfolge, die Produkte kennzeichnet. Viele kennen diese Nummer noch als EAN.
• Im Warenverkehr dient die GLN (Global Location Number) der Identifikation von Firmen oder Lokationen (zum Beispiel Filialen).
• Der SSCC (Serial Shipping Container Code) wird für die Kennzeichnung von Versandeinheiten (zum Beispiel Ware auf Paletten) eingesetzt.
Schritt 1
Wie werde ich Teil der GS1 Familie?
Für Unternehmen, die ihre Produkte im Sinne des GS1 Systems eindeutig kennzeichnen müssen, gibt es zwei mögliche Varianten:
• Sie fordern über den Onlineservice single GTIN (www.gtin.ch) einzelne GTIN an. Pro GTIN wird eine Jahresgebühr für die Nutzung erhoben. Neubezügern wird zusätzlich ein geringer einmaliger Betrag für administrative Aufwände verrechnet. oder
• Das Unternehmen wird Mitglied bei GS1 Schweiz. Diese Variante empfiehlt sich, wenn viele Güter mit einer GTIN ausgezeichnet werden müssen und eine Produkterweiterung absehbar ist. Mit der Anmeldung zur Mitgliedschaft muss die gewünschte Anzahl GTINs angegeben werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass ein Produkt meist in einem Karton und dieser vielleicht noch in einer Umverpackung ist und dass alle eine eigene GTIN haben.
Schritt 2
Wie kennzeichne ich meine Artikel?
Mit der Zuteilung einer GTIN wird der Artikel weltweit eindeutig gekennzeichnet und ist als solcher für den Markeneigner als Hersteller des Produkts und auch für jeden Teilnehmer in der Wertschöpfungskette überschneidungsfrei identifiziert.
Bei der Produktekennzeichnung sind einige Regeln zu beachten. Die Artikel sollten keine klassifizierenden, gruppierenden oder sonstigen sprechenden Merkmale aufweisen.
Das Verwalten beziehungsweise das systematische Dokumentieren der Vergabe der GTIN an einzelne Artikel liegt in der Verantwortung des Unternehmens, das ein Produkt unter seiner Marke herstellt und vertreibt.
Die weltweit einmalig vergebene Nummer kann als Zugriffsschlüssel auf die in Datenbanken hinterlegten Informationen wie Artikelname, Bilder, Abmessungen, Gewicht, Herkunftsland, Warengruppen, Konditionen sowie weitere spezifische und unveränderliche Eigenschaften dienen, die dem Produkt zugeordnet werden können.
In der Regel wird dem Produkt eine 13-stellige Nummer (GTIN-13) zugewiesen. Für sehr kleine Artikel kann GS1 Schweiz eine 8-stellige GTIN vergeben. Die Kurznummer muss unter Beifügung des Musterartikels einzeln bei GS1 Schweiz beantragt werden. Für den Export nach Nordamerika kontaktieren Sie bitte vorgängig GS1 Schweiz, da je nach Absatzkanal entweder eine 13-stellige oder eine 12-stellige GTIN verlangt wird.
Schritt 3
Wie kommt der Strichcode aufs Produkt?
Mit der Nummernzuteilung ist es aber noch nicht getan. Damit der Handel auf die Produktinformationen in seiner Datenbank zugreifen kann, wird die GTIN in ein Strichcodesymbol umgesetzt. Der Strichcode ist die maschinenlesbare Form der GTIN und vereinfacht die Erfassung der Produkte an der Kasse.
So ermöglicht die GTIN mit dem Strichcode die Analyse der Warenbewegungen und erleichtert dem Handel die Inventur sowie die Bestellung neuer Produkte. Alle Prozesse, die mit einem Produkt zusammenhängen, werden durch den Barcode vereinfacht und beschleunigt. Das GS1 System stellt eine Reihe von maschinenlesbaren Symbolen zur Verfügung, die sich durch ihre Eigenschaften und Einsatzgebiete unterscheiden. Im Warenaustausch zwischen Hersteller und Handel kommen meist zwei Strichcodetypen zum Einsatz.
Für die Produkteauszeichnung wird heute noch der EAN-13 eingesetzt. Zukünftig könnte dieser aber durch einen GS1 DataMatrix abgelöst werden. Handelsübliche Software oder Grafikprogramme unterstützen Sie bei der Erstellung druckfähiger Grafiken, die direkt in das Produkt- oder Verpackungslayout integriert werden können. Die Grösse und Platzierung des Barcodes auf dem Artikel sowie die Druckqualität sind entscheidend. Nicht lesbare Barcodes müssen manuell eingegeben werden und verursachen Wartezeiten. Eine Strichcodeprüfung durch GS1 Schweiz ist daher zu empfehlen.
Üblicherweise gelangen Konsumgüter in Umverpackungen (Handelseinheiten) oder Paletten (Versandeinheiten) vom Hersteller in die Regale des Detailhandels. Beim Versand und Erhalt von solchen Einheiten sind weitere Informationen wie Mindesthaltbarkeitsdatum, Chargennummer, Gewicht oder weitere Attribute von Bedeutung. Für diese logistischen Bedürfnisse steht der GS1-128-Barcode zur Verfügung. Auch dafür stellt der Markt handelsübliche Softwarelösungen zur Verfügung.
Schritt 4
Wie tausche ich Produktstammdaten aus?
Anbieter von Lebensmitteln benötigen bei der Aufnahme in das Sortiment oder der Neueinführung eines oder mehrerer Produkte nicht nur die GTIN, sondern auch eine genaue Auflistung der damit verbundenen Eigenschaften in Form von Produktdaten. Diese müssen vollständig und aktuell sein. Damit erfüllen die Partner in der Wertschöpfungskette die neuen Bestimmungen für vorverpackte Lebensmittel im Onlinehandel.
Für den Austausch aktualisierter Produktstammdaten empfiehlt GS1 Schweiz eine Lösung nach dem weltweiten Global Data Synchronisation Network (GDSN) oder die Lösung trustbox. Mit dem Werkzeug trustbox von GS1 empfangen und leiten die Teilnehmer der Wertschöpfungskette die Daten gesetzeskonform und in geordneter Art und Weise an alle Partner weiter.
Grosse, international operierende Unternehmen setzen beim Austausch von Stammdaten eher auf GDSN, mit dem eine grosse Anzahl von Informationen für adressierte Handelspartner zur Verfügung gestellt werden kann. Unternehmen, welche die Bedürfnisse von Onlineshops, Grosshandel, Gastronomie, Behörden und Konsumenten erfüllen wollen, setzen eher auf trustbox. Immer mehr Unternehmen kombinieren die beiden Lösungen und erfüllen so die Bedürfnisse aller Parteien.
Manuel Fischer
Domenic Schneider
Beratung GS1 System
Das GS1 System wird heute in rund 145 Ländern von über 1,5 Millionen Anwendern genutzt. Nur der richtige Einsatz der GS1 Standards erschliesst das volle Nutzenpotenzial. Unsere Spezialisten und Berater unterstützen Sie dabei gerne. Interessiert? Dann wenden Sie sich per E- Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.