Faites simple

(jh/tl) Les outils de collaboration modernes ont une chose en commun: ils ont besoin d’une connexion Internet opérationnelle, de la place sur un ordinateur ou sur un cloud et de la disposition de chacun, car la collaboration est établie par les hommes.

La collaboration a besoin de place
Selon l’étude Digital Universe de IDC, le flux mondial de données double tous les deux ans. En 2011, le mur du son de 1,8 zettabytes – soit 1,8 milliard de gigabytes – a été franchi. Si l’on convertissait ce chiffre inimaginable en films de qualité HD, ce volume de données suffirait pour 200 milliards de films de deux heures chacun, soit 47 millions d’années de plaisir cinématographique. Un total de 57,5 milliards d’iPads serait nécessaire pour sauvegarder ce volume de données. Le nombre d’iPads correspond à la longueur de la muraille de Chine – mais deux fois plus haute! «L’information est le pétrole du 21ème siècle et l’analyse le moteur à combustion. » Par cette métaphore, Peter Sondergaard, Senior Vice Président de Gartner, décrit le défi du traitement de cet énorme volume de données. Selon le Worldwide Information Growth Ticker (compteur de la croissance mondiale des informations de l’IDC) le volume mondial de données sera à la fin octobre 2012 de 1,987 zettabytes (1 suivi de 21 zéros). Les experts prévoient que le volume de données sera de 35 zettabytes en 2020.
Au sein de l’entreprise, l’informatique dématérialisée est le principal pilote du flux de données. La collaboration suit avec 34 % au deuxième rang et la numérisation des modèles d’affaires avec 32 % au troisième rang. Et ceci a des conséquences. Les entreprises doivent s’adapter à ce volume de données qui connaît une croissance vertigineuse. Cela pose non seulement des défis à une informatique performante mais aussi aux employés et à leur collaboration, puisque le flux d’information et la communication doivent être coordonnés de façon optimale.

La collaboration venue de nulle part
Les grandes entreprises investissent souvent dans leurs propres infrastructures pour leur collaboration indépendante du lieu. Comment les petites et moyennes entreprises peuvent-elles profiter des avantages d’une collaboration interentreprises sans une participation financière immédiate et importante? La tendance parmi les PME est aux services de collaboration basés sur le nuage. Les outils dématérialisés aident également les toutes petites et petites entreprises à économiser et à augmenter leur productivité. De très nombreuses solutions économiques jusqu’aux outils gratuits sont disponibles dans le réseau. La portée des différentes solutions de collaboration varie fortement. Beaucoup proposent l’échange de données en combinaison avec des flux de travail spéciaux jusqu’à la plateforme complexe de gestion de projets et le système de gestion de documents. Mais elles promettent toutes de planifier, de piloter, de contrôler et de documenter la collaboration dans l’équipe. Il existe de nombreuses possibilités d’utilisation des outils de collaboration en ligne. Ils vont de la gestion des tâches, des salles de discussion, du partage de fichiers, des calendriers de groupes, de la planification des ressources, la coordination des rendezvous jusqu’aux vidéoconférences, aux tableaux blancs et à la gestion du temps. Même les idées créatrices peuvent être ébauchées avec des outils de cartographie cognitive collaboratifs et les images, graphiques et textes sont validés par des services de révision.
Qu’ils sont grands ou petits, sur mesure ou issus du nuage – l’utilisateur doit savoir quels domaines fonctionnels ou d’utilisation les outils de collaboration doivent couvrir. Au moment de choisir, le principe «Faites simple» s’applique, car plus les solutions sont simples, plus la collaboration sera réussie. Que ce soit une solution «tout compris» ou un outil de collaboration spécial: l’objectif et l’utilité pour l’entreprise et surtout pour les hommes dans l’entreprise doivent être clairs. C’est la seule manière d’optimiser les flux de travail et d’économiser de l’argent.

Joachim Heldt