Trésors cachés

L’entreprise de contrôle de gestion Pricewaterhouse Coopers s’est déjà consacrée avec intensité au sujet il y a quelques années. 49 experts dans les secteurs les plus divers ont été interrogés dans le cadre d’une étude. Le Master Data Management (MDM) décrit la manipulation correcte et moderne des données de base. Au vu des volumes de données de plus en plus volatiles, l’exactitude et la discipline des données reçoivent une nouvelle priorité. 78 % des directeurs de l’information interrogés considèrent un manque d’exhaustivité et 83 % un manque d’actualité dans leurs stocks de données comme un problème existant. Les entreprises organisées de manière décentralisée valorisent la qualité de leurs données clients par exemple à 3,9 (échelle de 1 très bon à 5 défectueux), soit moins bien que les entreprises qui ont déjà introduit une gestion centralisée des données. Avec un MDM organisé de manière centralisée, la valeur avec 1,8 est dans une zone bien meilleure. Six ans après la publication, nous avons interrogé Jan Stüben, cadre supérieur chez PricewaterhouseCoopers, et nous avons obtenu une vision sur la situation actuelle.

GS1 network: Selon vous, quel est le plus grand défi pour les entreprises dans la mise en place d’un Master Data Management?
Jan Stüben: Le plus grand défi consiste à créer une conscience de sa nécessité dans l’entreprise. Le niveau le plus important est la direction, les partisans de chaque initiative MDM doivent aussi y être implantés. Ceci est important pour deux raisons: d’une part toutes les initiatives MDM dépassent les limites des organisations, services, processus et des systèmes et le sujet se trouve ainsi dans un environnement politique très résistant, ce qui entrave ou fait échouer de nombreuses initiatives MDM. D’autre part, dans la plupart des cas, le thème de la qualité des données de base implique tout d’abord un investissement.

Quelles attitudes différentes rencontrez-vous dans votre travail?
Nous avons constaté qu’il est plus facile de planifier et de mettre en oeuvre le sujet dans des entreprises familiales avec des objectifs à long terme. Il est intéressant de remarquer que la valeur et la qualité des données doivent être rendues transparentes pour la direction. Alors que des méthodes de sécurisation de la qualité du produit comme TQM ou Six Sigma sont devenues une évidence dans chaque entreprise de production et assurent des avantages concurrentiels, c’est encore loin d’être le cas avec la qualité des données. Ici on imagine souvent que la qualité des données tombe du ciel.

Quelle recommandation centrale d’action déduisez-vous de vos projets MDM?
Le fondement principal de chaque projet de Master Data Management est l’engagement de la direction.

Où et comment implanteriez-vous le thème du MDM?
De nombreuses entreprises comprennent le MDM comme un thème technique. Nous aimons entamer le dialogue avec nos clients avec cette question: «Qui est responsable chez vous des données et de la qualité des données?» Si la réponse est «c’est l’informatique!», alors nous savons qu’il y a encore beaucoup à faire. Les données naissent le long de la chaîne de création de valeur et sont soumises à des modifications en continu. Il en découle donc qu’une unité d’organisation orientée vers l’entreprise, avec des processus et des règlements, doit avoir la responsabilité du pilotage des processus de création de données, d’entretien et de gestion de la qualité des données.

Comment débutez-vous de manière idéale un projet MDM avec vos clients?
Rien ne frustre une direction davantage que l’affirmation fondamentale «…deux ans d’analyse de tous les domaines de données de base avec tous les processus et défauts de qualité connexes…»; il s’est avéré très utile de travailler avec des exemples et des problèmes simples et généralement bien connus dans le domaine spécialisé, puis de faire une évaluation rapide dans un ou deux domaines de données pour créer la transparence nécessaire.

Existe-t-il une «meilleure pratique» générale du MDM?
Il n’y a pas d’approche de «meilleure pratique» dans les initiatives MDM. Cependant il y a une multitude d’approches très individuelles à l’entreprise desquelles il est possible d’apprendre. Ainsi par exemple il est peu utile d’introduire une gestion centralisée des données de base dans une entreprise avec des responsabilités décentralisées ou régionales pour les données de produit. Il vaut mieux ici définir un mélange équilibré de gestion centralisée et de responsabilité décentralisée. De plus, l’initiative MDM doit toujours s’orienter en fonction de la stratégie de l’entreprise. Si par exemple une entreprise de commerce de denrées alimentaires prévoit de débuter la vente en ligne, ceci élargit très fortement les exigences envers les données d’articles. Finalement on obtient une organisation MDM orientée vers l’ADN de l’entreprise et qui apprend de lui.

La mesurabilité est l’élément central de la gestion des données. Comment doit-on comprendre ceci?
«What you can measure, you can manage! » (Vous pouvez gérer ce que vous pouvez mesurer). Ceci s’applique au thème du MDM tout comme à toutes les autres questions dans l’entreprise. Ici nous nous concentrons dès le début sur deux points de vue. D’une part il faut commencer rapidement à développer des indicateurs de performance clés pour la qualité des données. Il faut conserver un système simple. Relever les doublons ou les niveaux de remplissage n’est pas très compliqué. La définition des IPC (indicateurs de performance clés) pourra être affinée plus tard. L’autre point de vue est encore plus important: il s’agit dès le début d’impliquer les responsables de la qualité des données dans le succès de l’initiative. Inscrivez les IPC dans l’accord d’objectifs des chefs de service, formulez des objectifs atteignables et vous serez surpris de la dynamique que le sujet génère et à quelle vitesse les résistances antérieures disparaissent sans laisser de traces.

En portant un regard en arrière sur votre étude, comment évaluez-vous la situation aujourd’hui à propos du thème MDM?
Heureusement beaucoup de choses se sont produites au cours des cinq dernières années: les défis comme le commerce en ligne, les exigences réglementaires comme l’ordonnance concernant l’information sur les denrées alimentaires et surtout les priorités modifiées des clients ont augmenté les exigences envers la qualité et la gestion des données. Cependant de nombreuses entreprises sont encore au début du voyage MDM et ont encore beaucoup à faire. De nombreuses entreprises se battent encore contre les vieilles charges, comme les processus et systèmes isolés ainsi que les résistances humaines. La qualité des données et une initiative MDM sont les conditions nécessaires pour la compétitivité de toutes les entreprises!

Arthur Wetzel