eInvoicing: Günstiger dank Standards

(ct) Es ist unbestritten, dass der elektronische Rechnungsaustausch (eInvoicing) zwischen Geschäftspartnern für den Rechnungsempfänger substanzielle Vorteile und Einsparungen bietet. Eine vom Institut für Wirtschaftsinformatik der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW) veröffentlichte Studie zeigt auf, dass sich eInvoicing auch für Rechnungssteller lohnt und dabei noch oft verborgene Potenziale bestehen.
In der Marktbefragung, an der sich 73 Rechnungssteller und 23 Rechnungsempfänger beteiligten, wurden die Kosten und der Nutzen der elektronischen Rechnungsabwicklung (eInvoicing) untersucht. Ergänzend dazu wurden vier Fallstudien der Unternehmen Calida und Rigips als Rechnungssteller sowie Elco und Lindt&Sprüngli als Rechnungsempfänger verfasst. Dabei wurden speziell die Kosten und die Refinanzierbarkeit als Auslöser der eInvoicing-Lösung beleuchtet.
Die Erkenntnisse der Studie bieten Unternehmen, welche die Einführung von eInvoicing planen, hilfreiche Orientierung bei der Konzeption und Beurteilung ihres Vorhabens. Die kostenlos erhältliche Publikation ist im Rahmen des swissDIGIN-Forums entstanden, der Plattform zur Förderung des branchenneutralen elektronischen Rechnungsaustausches zwischen Geschäftspartnern in der Schweiz, in welcher auch GS1 Schweiz als aktiver Partner mitwirkt.

Rechnungssteller profitieren
Es kann davon ausgegangen werden, dass heute der Grossteil der Unternehmen für die Rechnungsstellung ein Fakturierungssystem einsetzt. Bei einem grossen Rechnungsaufkommen wird die Fakturierung oft an spezialisierte Dienstleister ausgelagert, die den Druck und Versand der Rechnungen zu günstigeren Konditionen übernehmen. Viele Rechnungssteller sehen daher keinen Anlass, auf eInvoicing umzustellen, es sei denn, sie werden von ihren Grosskunden dazu aufgefordert.
Die offensichtlichen Einsparpotenziale identifizieren sie hauptsächlich bei den Material-, Druck- und Porto-Kosten. Bei genauerer Untersuchung zeigen sich aber weitere Potenziale, wie die Reduktion der Kosten für Rückfragen, Mahnungen und Archivierung. Die elektronische Rechnungsstellung kann aber auch zur Stärkung der Kundenbeziehung, zu höherer Prozessqualität und zu einer Imageverbesserung führen.
Der elektronische Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und Organisationen findet fast ausschliesslich über eInvoicing-Service-Provider statt, welche die Formatumwandlung, die steuerrechtskonforme digitale Signierung und die Übermittlung der elektronischen Rechnung übernehmen.
Aus der Marktbefragung geht hervor, dass Rechnungssteller pro elektronische Rechnung durchschnittlich und vorsichtig geschätzt mit Einsparungen von 1.50 Franken rechnen. Wenn das Drucken, das Abpacken, der Versand und das Archivieren der Papierrechnungen aufwendig sind oder wenn teure Abklärungs- und Mahnkosten auf das Rechnungsvolumen umgerechnet werden, sind Einsparungen von bis zu vier Franken pro Rechnung möglich – in Einzelfällen sogar noch mehr.
Die internen und externen Kosten für die Einführung von eInvoicing betragen laut der Umfrage durchschnittlich zwischen 30?000 und 40?000 Franken. Für die Anbindung weiterer Kunden
ist intern mit Kosten von 2000 bis 4000 Franken pro Kunde für das Einrichten der Schnittstelle und das Testen zu rechnen.

EDI-Know-how und Standards reduzieren den Aufwand
Die aufgeführten Implementierungskosten können vor allem dann niedrig gehalten werden, wenn Know-how im elektronischen Datenaustausch (EDI) vorhanden ist und vorgelagerte Prozesse wie Produktdatenaustausch oder Bestellübermittlung bereits elektronisch erfolgen. Werden dabei Standards wie der swissDIGIN-Inhaltsstandard eingesetzt, der die inhaltliche Abstimmung zwischen den Geschäftspartnern vereinfacht, oder Prozess- und Formatstandards, wie sie GS1 Schweiz unterhält, dann lassen sich Projekte noch schlanker durchführen.
Dies zeigt die Fallstudie von Calida exemplarisch auf. Hier beliefen sich die Kosten für die Einführung der ausschliesslich elektronischen Rechnungsstellung nur auf einen Bruchteil der oben erwähnten Kosten. Wenn zudem der eInvoicing-Dienstleister mit den Prozessen und den Systemen des Unternehmens vertraut ist und die Fakturierungslösung die elektronische Rechnungsstellung unterstützt, wirkt sich das zusätzlich positiv auf das
Kosten-Nutzen-Verhältnis aus. Calida konnte die Kosten für die Einführung und den Betrieb von eInvoicing mit den Warenhäusern innerhalb eines Jahres mittels ausgewiesener Einsparungen wieder einspielen und sich als innovativer Geschäftspartner profilieren.

Prof. Christian Tanner
Pascal Rüttimann
(Wissenschaftlicher Assistent)
Institut für Wirtschaftsinformatik
der Fachhochschule Nordwestschweiz
Leitung swissDIGIN-Forum
http://www.swissdigin.ch/