Keep it simple
Für viele Unternehmen wird effiziente Zusammenarbeit immer wichtiger. Ob nun Kollaboration in der Logistik oder zwischen Handel und Hersteller, im Backoffice oder zwischen Teams und Abteilungen: Zusammenarbeit ohne Kollaborationstools ist kaum mehr möglich.
(jh) Eines haben die modernen Kollaborationstools gemeinsam: Sie brauchen eine funktionierende Internetverbindung, Platz auf einem Rechner oder in der Cloud und die Bereitschaft jedes Einzelnen, denn Kollaboration wird durch Menschen gestaltet.
Kollaboration braucht Platz
Laut der Digital-Universe-Studie von IDC verdoppelt sich das weltweite Datenaufkommen alle zwei Jahre. 2011 wurde die Schallgrenze von 1,8 Zettabyte – oder umgerechnet 1,8 Billionen Gigabyte – durchbrochen. Würde man diese unvorstellbare Datenmenge auf Spielfilme in HD-Qualität umrechnen, reichte sie für 200 Milliarden Filme von je zwei Stunden Länge – oder 47 Millionen Jahre Filmgenuss. Insgesamt wären 57,5 Milliarden iPads nötig, um diese Datenmenge zu speichern. Die Anzahl der iPads entspricht der Länge der Chinesischen Mauer – nur doppelt so hoch!
«Die Information ist das Öl des 21. Jahrhunderts und Analytics der Verbrennungsmotor» – mit dieser Metapher bezeichnet Peter Sondergaard, Senior Vice President bei Gartner, die Herausforderung, diese gewaltigen Datenmengen zu verarbeiten. Gemäss dem Worldwide Information Growth Ticker der IDC beträgt das weltweite Datenvolumen per Ende Oktober 2012 1,987 Zettabyte. Experten rechnen damit, dass es im Jahr 2020 voraussichtlich 35 Zettabyte betragen wird.
Innerhalb der Unternehmen ist Cloud Computing mit 42 Prozent der wichtigste Treiber für die Datenflut. Dann folgen Kollaboration mit 34 Prozent auf Platz 2 und die Digitalisierung der
Geschäftsmodelle mit 32 Prozent auf Platz 3. Und das hat Folgen. Unternehmen müssen sich auf die massiv anwachsende Datenmenge einstellen. Das stellt nicht nur Anforderungen an eine leistungsfähige IT, sondern auch an die Mitarbeitenden und ihre Zusammenarbeit, denn der Informationsfluss und die Kommunikation müssen in optimaler Weise aufeinander abgestimmt werden.
Kollaboration aus der Wolke
Grosse Unernehmen investieren oft in eigene Infrastrukturen für ihre ortsunabhängige Kollaboration. Wie können aber kleine und mittlere Unternehmen von den Vorteilen einer unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit profitieren, ohne dabei gleich tief in die Tasche zu greifen? Cloud-basierte Collaboration Services heisst der Trend für KMU. Die Werkzeuge aus der Wolke helfen auch dem Kleinst- und Kleinunternehmer beim Sparen und beim Steigern der Produktivität.
Im Internet sind zahlreiche kostengünstige Lösungen bis hin zu kostenlosen Tools verfügbar. Der Umfang der einzelnen Kollaborationslösungen variiert stark. Manche bieten den Austausch von Dateien in Kombination mit speziellen Workflows bis hin zu komplexen Projektmanagement-Plattformen und Dokumenten-Managementsystemen an. Alle aber versprechen, die Zusammenarbeit im Team zu planen, zu steuern, zu kontrollieren und zu dokumentieren.
Einsatzmöglichkeiten für Online-Kollaborationstools gibt es viele. Sie reichen von der Aufgabenverwaltung über Ressourcenplanung, Chatrooms, Filesharing, Online-Meetings, Gruppenkalender, Terminkoordination bis hin zu Videokonferenzen, Whiteboard und Zeitmanagement. Selbst kreative Ideen lassen sich mit kollaborativen Mindmapping-Tools entwerfen, und über Reviewing-Dienste werden Bilder, Grafiken und Texte freigegeben.
Ob gross oder klein, massgeschneidert oder aus der Cloud – der Anwender muss sich im Klaren sein, welche Funktions- oder Einsatzbereiche die Kollaborationstools abdecken sollen. Bei der Wahl gilt der Grundsatz «Keep it simple», denn je einfacher die Lösungen, desto erfolgreicher die Zusammenarbeit. Ob «All-inclusive»-Lösung oder ein spezialisiertes Kollaborationstool: Das Ziel und der Nutzen für das Unternehmen und vor allem für die Menschen im Unternehmen müssen klar sein. Nur so lassen sich Arbeitsabläufe optimieren und kann Geld eingespart werden.
Joachim Heldt
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Masseinheiten in der Digitaltechnik |
Einfach ausprobieren(jh) Das häufigste Medium zur Kommunikation und zum Datenaustausch ist nach wie vor E-Mail. Um Wissen und Informationen im Team auszutauschen und zu teilen, reichen E-Mail-Dienste jedoch nicht mehr aus. Heute werden Wissen, Daten und Dokumente in virtuellen Räumen abgebildet und stehen ort- und zeitunabhängig allen Teammitgliedern zur Verfügung. Hier eine nicht abschliessende Übersicht über Kollaborationstools.
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