Die digitale DNA von Unternehmen

Datenhaltung ist ein weites Feld. Viele sehen eher eine Datenlandschaft und beschwören damit eine unbeherrschbare Vielfalt und mangelnde Qualität in den eigenen Prozessen rund um die verschiedensten Stammdaten. Die Ursache liegt oft in der mangelnden Konsequenz, Stammdatenmanagement auf ein neues Niveau zu heben.

Stammdaten bilden die Basis der digitalen Transformation
Stammdaten hat man früher gerne auch als statische Daten bezeichnet und implizierte damit eine Art Unveränderlichkeit. Heute unterliegen fast alle Unternehmen einer stärkeren Dynamik und die Volatilität der Daten nimmt zu – Prozessstraffung und Prozessdisziplin sind daher das Gebot der Zeit. Stammdaten findet man in den verschiedensten Bereichen eines Unternehmens. Sie erfassen, je nach Relevanz, alle Grundinformationen von der Produktion bis zum Produkt, vom Zulieferer bis hin zum Kunden, natürlich auch in allen Bereichen der Logistik (Bestandsund Bewegungsdaten), sowie Personaldaten. Bis dato ergeben sich zu diesen Datenkategorien im Hinblick auf Organisations- und Speicherformen der Datenbestände keine zwingenden Abhängigkeiten. Stammdaten werden oft in Datenbanken – meist heterogene Systeme – gespeichert und verarbeitet. Andere Daten liegen oft in einem betriebsspezifischen Dateiformat vor, zum Beispiel in ERP-Systemen, oder werden in der Buchhaltungssoftware erfasst.

Die Beratungsgesellschaft Bearingpoint bezeichnet in einer aktuellen Studie zu «Reifegrad und Relevanz des Stammdatenmanagements» die Gesamtheit der Stammdaten als die «DNA eines Unternehmens» und hat damit den Nagel auf den Kopf getroffen. Effektives und effizientes Stammdatenmanagement ist die wichtigste Grundlage für erfolgreiche Digital-Initiativen und die viel beschworene Industrie 4.0. Ideen und Innovationen laufen meist ins Leere, wenn sie nicht auf einem Fundament von akkuraten und aktuellen Daten aufbauen können.

D-A-CH-Studie: Ermutigend, aber noch nicht ausreichend
Master Data Management, kurz MDM, ist die Disziplin, der sich mittelständische Innovationsunternehmen zunehmend widmen. Um herauszufinden, wie sich diese Disziplin im deutschsprachigen Raum (D-A-CH, Deutschland, Österreich und Schweiz) durchsetzt, wurden im vergangenen Herbst 43 Unternehmen der verarbeitenden Industrie mit durchschnittlich 5 Milliarden Euro Umsatz befragt. Das Ergebnis ist ermutigend, zeigt aber, dass die durchgängige Digitalisierung des Stammdatenmanagements erst am Anfang steht. 80 Prozent der Befragten sehen eine Steigerung in der Effizienz der Kernprozesse als oberste Prämisse und zählen dazu auch das Datenmanagement. 50 Prozent der teilnehmenden Unternehmen verfolgen bereits ein Konzept zur integrativen Stammdatenhaltung, bei 38 Prozent befindet sich das spezifische Konzept bereits in der Umsetzung.

Zentrales Stammdatenmanagement ist die Grundlage für einen höheren Reifegrad in der Datenhaltung, wobei sich Master Data Management durch eine erheblich höhere Konsequenz und Genauigkeit auszeichnet. Das Management der Stammdaten wird vereinheitlicht und zentralisiert, sogenannte Datenstewards sichern in den Abteilungen operativ die Qualität der Datenhaltung und sorgen für eine bessere Distribution der Realtime-Daten. Diese Organisationsform über ein zentrales MDM-Team haben 50 Prozent der Unternehmen oder streben sie zeitnah an. Im Hinblick auf die technische Infrastruktur sehen sich die meisten Mittelständler grossen Herausforderungen gegenüber. Knapp die Hälfte der Teilnehmer der Studie geben zu, dass heterogene Datenbankstrukturen und verschiedene Formatierungen noch weit verbreitet sind und eine einheitliche Datenqualität noch nicht genug in das interne Business Process Management integriert ist. Eine Durchgängigkeit aller Stammdaten über die gesamte Systemstruktur ist nur selten gegeben.

Datenqualität ist entscheidend für den Erfolg
In der Praxis wird es immer wichtiger, einen Rundumblick auf den Kunden oder Konsumenten zu gewinnen. Der «360 Grad Customer View» ist ein exzellentes Beispiel dafür, dass moderne Strategien erst durch konsequente qualitative Datenhaltung ermöglicht werden. Schauen wir auf ein Unternehmen mit einem gemischten Produktportfolio und überlappenden Abnehmerkreisen. Hier führt ein einseitig operativ getriebenes Stammdatenmanagement zu vielen Duplikaten und zu einer Vermischung von finanziell relevanten Debitoren und logistischen Warenempfängern. Eine Synchronisation über ein zentrales Datenmanagement löst diese Konfliktlagen auf und führt zu einer bereinigten Sicht auf den Kunden. Die Datenhaltung darf nicht den Geschäftsprozessen hinterherlaufen, sondern muss zu einem integralen Bestandteil des Gesamtbetriebs werden. In mittelständischen Unternehmen sind selbst Vertriebsentscheider für den Bereich Data Management noch wenig sensibilisiert. Obwohl rund 60 Prozent aller Befragten den Einfluss von Datenhaltung als hoch einschätzen, ist selbst in diesem neuralgischen und traditionell sehr ausgereiften Bereich noch eine Verunsicherung zu spüren. Haben sich neu gegründete Unternehmen von vornherein mit Kundendaten als zentralem Bestandteil ihres Geschäfts auseinandergesetzt, so sieht ein Fünftel der befragten Mittelständler noch immer eine Herausforderung im Management ihrer vertriebsorientierten Daten.

Fazit
Wenn man also in Zukunft kohärente Daten in Echtzeit an jedem relevanten Ort im Unternehmen bereitstellen können will, so muss eine unbedingte Effizienz der Kernprozesse geschaffen werden, um diese systemgestützten Prozesse mit akkuraten Stammdaten zu versorgen, und die Einhaltung der spezifischen regulatorischen Bestimmungen im Unternehmen gewährleistet sein, das heisst eine klare und unbedingt zweifelsfreie Klassifikation der Objekte und Daten. Erfolgreiche Unternehmen werden sich daran messen lassen müssen, ob es ihnen in einer überschaubaren Zeitspanne gelingt, das Stammdatenmanagement in einen geregelten Prozess – unter Einführung der entsprechenden Regeln, Rollen und Methoden – überzuführen. Zudem wird es von zentraler Bedeutung sein, ob diese Prozessanpassungen sich in den Informationsarchitekturen widerspiegeln und in der Folge auch durch belastbare Key-Performance- Indikatoren (KPI) messbar und überprüfbar werden. Durch die Verbesserung dieser Dateninfrastruktur rückt der Bereich Stammdaten aus der Position eines Informationslieferanten zu einem Produzenten unternehmerischer Grundinformation auf und bestimmt durch verbesserte Analysemöglichkeiten immer stärker das Kerngeschäft erfolgreicher Unternehmen.

Arthur Wetzel