Daten. Einfach. Richtig.

Die Bedeutung der Artikelstammdaten nimmt im Zeitalter der Digitalisierung ständig zu. Sowohl für Geschäftspartner wie für Konsumenten spielen sie eine immer wichtigere Rolle. In Unternehmen erleichtern konsistente und umfassende Stammdaten alle Prozesse entlang der Supply Chain, unterstützen den Verkauf über alle Vertriebskanäle hinweg und sind die Grundlage für reibungslosen E- oder Mobile Commerce. Konsumenten wiederum greifen per Internet oder Smartphone auf zuverlässige und vollständige Produktinformationen zu. An dieser Stelle kann die Qualität der Artikelstammdaten entscheiden, ob aus dem Interesse für ein Produkt eine Kaufentscheidung erwächst.

Alle Daten sind überall korrekt und aktuell
Heute werden Artikelstammdaten oft noch auf bilateraler Basis, individuell und unstrukturiert zwischen Unternehmen ausgetauscht. Das verursacht nicht nur grossen Aufwand, sondern ist wegen der manuellen, nicht automatisierten Bearbeitung auch eine grosse Quelle möglicher Fehler. Wenn Basisinformationen zu Produkten fehlerhaft ausgesendet werden, kann das rasch zu Verzögerungen bei Bestell-, Liefer- und Abrechnungsvorgängen führen. Vor diesem Hintergrund liegen die Vorteile des von GS1 betriebenen Global Data Synchronisation Network (GDSN) auf der Hand: Automatisiert kann es mit seinen Datenpools den Austausch von Stammdaten zwischen allen Beteiligten unterstützen. GS1 GDSN ist ein globales Netzwerk von Datenpools, das auf einem branchenübergreifenden Standard von GS1 basiert. Es hat seinen Ursprung in einer Initiative der Vereinten Nationen und ist das am weitesten verbreitete unabhängige Netzwerk für den Datenaustausch zwischen Unternehmen. Heute nutzen einige zehntausend Handels- und Industrieunternehmen das GDSN. Ende Juli 2017 waren rund 44 000 GLNs und 24,1 Millionen GTINs im GDSN registriert. Das GDSN ermöglicht den angeschlossenen Parteien die sichere und kontinuierliche Datensynchronisation. Die Stammdaten in den firmeneigenen Systemen können dadurch stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Voraussetzung dafür ist die laufende Aktualisierung auf Seite der Lieferanten. Über das GDSN können Daten in den entsprechenden Sprachen und gemäss den im jeweiligen Land geltenden gesetzlichen Vorschriften weltweit verbreitet werden.

29 von GS1 für das GDSN zertifizierte Datenpools sind vernetzt, sodass Sender und Empfänger unabhängig vom Datenpool Stammdaten austauschen können. Die GDSN-Datenpools bieten ihren Kunden oft auch die Möglichkeit, Stammdaten über manuelle Prozesse oder mittels Excel-Tabellen zu publizieren. Die angeschlossenen Unternehmen werden, sofern sie für die jeweiligen Daten bezugsberechtigt sind, automatisch und aktuell über Änderungen informiert. So wird gewährleistet, dass Lieferant und Kunde dieselben Daten verwenden können. Das Ergebnis sind reibungslose Geschäftsprozesse und eine höhere Endkundenzufriedenheit. Systematisches Stammdatenmanagement ist auch eine wichtige Grundlage für Efficient Consumer Response (ECR). Darunter versteht man die konsequente Ausrichtung der Lieferkette auf die aktuellen Wünsche der Endverbraucher.

 Unternehmen profitieren mehrfach bei der Nutzung des GDSN:

• • Handelsunternehmen erhalten aktuelle und vertrauenswürdige Produktinformationen
• • Ausschluss manueller Prozesse senkt Fehlerrate
• • Geringere Datenmanagementzeiten und tiefere Distributionskosten
• • Rasche und einfache Lancierung neuer Produkte
• • Effektive Compliance für Firmen der Nahrungsmittelbranche und des Gesundheitswesens
• • Anschluss und Publikation im nationalen Datenpool trustbox

Über das GDSN können Lieferanten und Hersteller nicht nur Artikelstammdaten, sondern auch erweiterte Produktinformationen wie Bilder, Videos oder Konsumentenempfehlungen austauschen. Die Anlieferung der Daten ist, abhängig vom Datenpool, in vielen gängigen Formaten oder in Excel möglich. Dies kann über eine Machine-to- Machine-Verbindung geschehen und sich auf GS1 EANCOM oder GS1 XML stützen, oder die Dateneingabe erfolgt über ein Webportal des jeweiligen Datenpoolbetreibers. Alle GDSN-Datenpools erfüllen die gleichen Standards. Die Adressidentifikation erfolgt über die GLN (Global Location Number), zur Artikelidentifikation wird die GTIN (Global Trade Item Number) genutzt. Der Austausch über mehrere Datenpools hinweg ist dank der GS1 Global Registry möglich, die es als zentrales Register erlaubt, Artikel- und Unternehmensdaten weltweit in Datenpools zu lokalisieren. Dank der Anwendung geeigneter Standards und Prüfverfahren wird sichergestellt, dass alle Stammdaten nach einem identischen Schema klassifiziert sind.

Mit wenigen Schritten zur GDSN-Anbindung

Um die Möglichkeiten des GDSN zu nutzen und Daten darüber auszutauschen, benötigen Firmen folgende Voraussetzungen:

• • Lizenz für eine GS1 Basisnummer (GCP, Global Company Prefix) als Grundlage für die eindeutigen Identifikationsschlüssel (GLN, GTIN, SSCC usw.)
• • Vertrag mit einem von GS1 zertifizierten Datenpool
• • Warenwirtschaftssystem, das Artikelstammdaten exportieren oder importieren kann
• • Alternativ: Nutzung eines Webportals oder Befüllen von Excel-Vorlagen, wenn vom Datenpoolbetreiber unterstützt

Innerhalb des GDSN-Netzes und seines Datenflusses besteht für Datenlieferanten respektive -empfänger allerdings nur bei einigen Prozessen wirklich Handlungsbedarf. Für den schweizerischen Detailhandel hat die Fachgruppe Stammdaten die wesentlichen Prozesse definiert und in der Publikation «GDSN Prozesse Schweiz» beschrieben. Das Dokument versteht sich als Best-Practice-Empfehlung für den elektronischen Stammdatenaustausch via GDSN. Je nach Datenpool oder eingesetztem Produktinformationsmanagement (PIM) können die Prozesse abweichen.

Change frühzeitig einleiten und Mitarbeitende begleiten
Die Implementierung derart strukturierter Prozesse rund um die Artikelstammdaten und deren Austausch ist ein Projekt, welches sich nicht nur auf rein technische Vorgänge beschränken lässt. Für die erfolgreiche Einführung ist es vielmehr entscheidend, dass die neuen Abläufe von allen Beteiligten verstanden, akzeptiert und mitgetragen werden. Die Mitarbeitenden werden einige ihrer bisher eingefahrenen und gewohnten Arbeitsweisen verändern oder gänzlich neue erlernen müssen. Deshalb ist eine frühzeitige und umfassende Projektplanung für das Change Management anzuraten. Die betroffenen Mitarbeitenden sollten regelmässig über den Fortschritt der Arbeiten informiert und wo möglich in den Veränderungsprozess miteinbezogen werden. Mit Schulungen zu den neuen Prozessabläufen lassen sich Widerstände abbauen und Unsicherheiten reduzieren. GS1 Schweiz unterstützt Sie gerne in der Vorbereitung und Umsetzung mit einem breiten Schulungsangebot oder individueller Unterstützung.

| Joachim Heldt